GDPR Compliance — Fleet

Huling update: 12 April 2026

Ang pahinang ito ay nagpapaliwanag kung paano sumusunod ang MEKAVO LTD (na nagtataguyod bilang "Mekavo") sa UK General Data Protection Regulation (UK GDPR), ang Data Protection Act 2018, at ang EU General Data Protection Regulation (EU GDPR) para sa Mekavo Fleet product.

Ang fleet operations ay nagsasaad ng mas maraming personal data kaysa sa isang vehicle owner — driving licences, employee numbers, vehicle assignments, inspection records. Ang pahinang ito ay naglalaman ng kung sino ang responsable para sa ano. Para sa buong detalye kung anong data ang hawak at paano ito ginagamit, basahin ang aming Fleet Privacy Policy.

1. Ang Aming Pangako sa Data Protection

Ang Mekavo Fleet ay itinayo na may data protection mula sa simula. Nag-implement kami ng technical at organisational measures na angkop para sa handling ng employee at vehicle data, kabilang ang:

• Data minimisation — hinihiling lang namin ang data na kailangan talaga ng fleet operator (e.g., licence expiry, hindi buong DOB kung hindi ito kailangan)
• Purpose limitation — ginagamit ang driver data para sa fleet compliance at safety, hindi para sa marketing
• Storage limitation — ang inspection records at defect reports ay may configurable retention windows
• Integrity at confidentiality — TLS in transit, encryption at rest, per-user at per-org access controls
• Role-based permissions — ang drivers ay makikita lang ang kanilang assigned vehicles; managers makikita ang kanilang org; admins makikita ang lahat
• Accountability — pinapanatili namin ang internal record ng processing activities (Article 30) at nire-review ang sub-processors quarterly

2. Data Controller kumpara sa Data Processor

Sa ilalim ng GDPR, mahalaga kung ikaw ay controller (pumapayag kung anong data ang isasaad at bakit) o processor (nagpoproseso ng data sa instructions ng iba). Ang Mekavo Fleet ay nasa magkabilang side depende sa data:

Mekavo bilang Data Controller

Kami ang controller para sa data na direktang kinokolekta namin mula sa fleet operator:

• Account registration para sa fleet manager at organisation owner
• Billing at subscription records (plan, vehicle count, invoices)
• Support tickets at communications
• Website at dashboard analytics (anonymised)
• FCM push tokens at SMS delivery logs na nakakatali sa Mekavo user accounts

Mekavo bilang Data Processor

Kung nagtatabi ang fleet operator ng driver, vehicle, at inspection data sa Mekavo Fleet, ang fleet operator ang controller at Mekavo ang processor. Ito ay sumasaklaw sa:

• Driver licence numbers, categories at expiry dates
• Employee numbers at internal role assignments
• Vehicle registrations, VINs, service histories at documents
• Inspection records kasama ang photos, GPS coordinates at mileage readings
• Defect reports at compliance dashboards

Ang Mekavo ay nagpoproseso ng data na ito lamang sa instructions ng fleet operator, tulad ng itinakda sa aming Data Processing Agreement (tingnan ang Section 7).

3. Lawful Basis para sa Processing

Nagpoproseso kami ng personal data sa ilalim ng mga sumusunod na legal bases:

• Contract (Art. 6(1)(b)): upang magbigay ng Fleet service na nag-subscribe ang customer
• Legitimate interest (Art. 6(1)(f)): platform security, fraud prevention, fleet-safety feature development
• Legal obligation (Art. 6(1)(c)): tax records, VAT returns (HMRC), vehicle-inspection retention kung saan kinakailangan ng local law
• Consent (Art. 6(1)(a)): marketing emails, non-essential cookies, optional product trials

Ang fleet operator ay responsable sa pagkakaroon ng sariling lawful basis para sa pagpoproseso ng employee/driver data (karaniwang contract of employment, legitimate interest sa road safety, o legal obligation para sa compliance inspections).

4. Driver & Employee Data

Dahil ang Fleet product ay nag-store ng data tungkol sa mga drivers na maaaring hindi ang account holder, mas mabuti ang aming pag-aalaga:

• Ang driving licence numbers ay naka-store encrypted at rest
• Ang mga drivers ay maaaring mag-request ng kanilang sariling copy ng data na hawak tungkol sa kanila sa pamamagitan ng pakikipag-ugnayan sa fleet operator muna, o sa Mekavo direkta kung ang operator ay hindi tumutugon
• Kapag umalis ang isang driver, ang fleet operator ay responsable sa pag-remove sa kanila — nag-aalok ang Mekavo ng "remove team member" action na agad na nag-deactivate ng kanilang access
• Ang GPS coordinates na narekord habang ang inspections ay nire-retain lamang para sa duration ng inspection audit trail, hindi para sa live tracking
• Ang Mekavo ay hindi nag-aalok ng continuous driver location tracking. Kung ang functionality na ito ay ipapakilala, ito ay mag-opt-in at covered ng separate data-processing notice.

5. Ang Iyong Data Subject Rights

Sa ilalim ng GDPR, bawat indibidwal na ang data ay hawak sa Mekavo Fleet ay may mga sumusunod na karapatan:

• Right of access (Art. 15): mag-request ng copy ng personal data na hawak
• Right to rectification (Art. 16): i-correct ang inaccurate data (e.g., maling licence expiry)
• Right to erasure (Art. 17): mag-request ng deletion kung ang lawful basis ay hindi na applicable
• Right to restrict processing (Art. 18): limitahan ang processing habang nalulutas ang dispute
• Right to data portability (Art. 20): makatanggap ng data sa JSON o CSV format
• Right to object (Art. 21): mag-object sa processing based sa legitimate interest o direct marketing
• Right not to be subject to automated decision-making (Art. 22): ang Mekavo Fleet ay hindi gumagawa ng fully automated decisions tungkol sa mga indibidwal

6. Paano I-exercise ang Iyong Mga Karapatan

Kung ang Mekavo ay controller (account holders, billing contacts):

• Magpadala ng email sa na may subject "Fleet Data Subject Request"
• Isama ang iyong buong pangalan at ang email sa iyong Mekavo account
• Sabihin sa amin kung aling karapatan ang ine-exercise mo at, kung relevant, kung aling data points

Kung ang Mekavo ay processor (driver data na hawak sa behalf ng fleet operator): makipag-ugnayan muna sa iyong employer o fleet manager — sila ang controller at dapat tumugon. Kung hindi sila tumutugon sa reasonable time, maaari kang mag-escalate sa amin at padadalhan namin ng request at susundan.

Tumutugon kami sa loob ng 30 days, extendable ng 60 days para sa complex cases (sasabihin namin sa iyo kung applicable ito). Walang bayad kung hindi ang request ay manifestly unfounded o excessive.

7. Data Processing Agreement

Bawat fleet subscription ay may kasamang Data Processing Agreement (DPA) na gumagabay kung paano nagpoproseso ang Mekavo ng driver at vehicle data sa behalf ng operator. Ang DPA ay sumasaklaw sa:

• Scope at purpose ng processing
• Categories ng data subjects (drivers, vehicle users, managers)
• Categories ng personal data (name, licence, assignments, inspection records)
• Security measures (encryption, access control, audit logging)
• Sub-processor list (Stripe, Twilio, Anthropic, Firebase, AWS) at notification ng changes
• Data breach notification procedures (72-hour window)
• Return o deletion ng data sa termination

Upang mag-request ng counter-signed copy ng DPA, magpadala ng email sa .

8. International Data Transfers

Ang primary Mekavo Fleet servers ay nakalagay sa UK at EEA. Ang ilang sub-processors ay gumagana mula sa labas ng mga region na ito; kung ganoon ang kaso umaasa kami sa:

• Standard Contractual Clauses (SCCs) na aprubado ng European Commission
• UK International Data Transfer Agreement (IDTA) para sa transfers mula sa UK
• Adequacy decisions kung ang destination country ay may isa

Ang kasalukuyang sub-processor list at ang kanilang mga lokasyon ay available sa DPA. Ang material changes ay notified ng least 14 days in advance.

9. Data Breach Response

Kung ang personal data ay nakompromiso, ang Mekavo:

• Nag-notify sa relevant supervisory authority sa loob ng 72 hours ng pagiging aware (Art. 33)
• Nag-notify sa affected individuals na walang unnecessary delay kung ang breach ay high-risk (Art. 34)
• Nag-notify sa fleet operator (bilang controller) na may lahat ng impormasyon na kailangan upang i-discharge ang sariling reporting obligations
• Nag-document ng breach, effects, at remediation sa internal breach register

10. Contact & Complaints

Para sa lahat ng Fleet data-protection matters:

Data Protection Team
MEKAVO LTD (trading as Mekavo)
76 Letchworth Rd, Leicester, LE3 6FH, UK

Email:

Kung hindi ka nasiyahan sa aming tugon, mayroon kang karapatang magsumite ng reklamo sa National Privacy Commission (NPC) sa https://privacy.gov.ph.

Kung hindi ka satisfied sa aming response, mayroon kang karapatang mag-complain sa iyong local supervisory authority:

• UK: Information Commissioner's Office (ICO) — ico.org.uk
• Ireland: Data Protection Commission (DPC) — dataprotection.ie
• Espanya: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) — aepd.es
• Alemanya: Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) — bfdi.bund.de