Kepatuhan GDPR — Armada

Terakhir diperbarui: 12 April 2026

Halaman ini menjelaskan bagaimana MEKAVO LTD (beroperasi dengan nama "Mekavo") mematuhi UK General Data Protection Regulation (UK GDPR), Data Protection Act 2018, dan EU General Data Protection Regulation (EU GDPR) untuk produk Mekavo Armada.

Operasional armada mengumpulkan lebih banyak data pribadi daripada satu pemilik kendaraan — surat izin mengemudi, nomor karyawan, penugasan kendaraan, catatan pemeriksaan. Halaman ini menetapkan siapa bertanggung jawab atas apa. Untuk rincian lengkap tentang data apa yang disimpan dan bagaimana data itu digunakan, silakan baca Kebijakan Privasi Armada kami.

1. Komitmen Kami terhadap Perlindungan Data

Mekavo Armada dibangun dengan memikirkan perlindungan data sejak hari pertama. Kami telah menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang sesuai untuk menangani data karyawan dan kendaraan, termasuk:

• Minimalisasi data — kami hanya meminta data yang benar-benar dibutuhkan operator armada (misalnya, masa berlaku SIM, bukan tanggal lahir lengkap kecuali operator memerlukannya)
• Pembatasan tujuan — data pengemudi digunakan untuk kepatuhan dan keselamatan armada, bukan untuk pemasaran
• Pembatasan penyimpanan — catatan pemeriksaan dan laporan kerusakan memiliki jangka waktu penyimpanan yang dapat diatur
• Integritas dan kerahasiaan — TLS saat transit, enkripsi saat disimpan, kontrol akses per pengguna dan per organisasi
• Izin berbasis peran — pengemudi hanya melihat kendaraan yang ditugaskan kepada mereka; manajer melihat organisasinya; admin melihat semuanya
• Akuntabilitas — kami menyimpan catatan internal atas aktivitas pemrosesan (Pasal 30) dan meninjau sub-pemroses setiap kuartal

2. Pengendali Data vs Pemroses Data

Berdasarkan GDPR, penting untuk mengetahui apakah Anda adalah pengendali (yang memutuskan data apa yang dikumpulkan dan mengapa) atau pemroses (yang memproses data atas instruksi pihak lain). Mekavo Armada berada di kedua sisi, tergantung datanya:

Mekavo sebagai Pengendali Data

Kami adalah pengendali untuk data yang kami kumpulkan langsung dari operator armada:

• Pendaftaran akun untuk manajer armada dan pemilik organisasi
• Catatan penagihan dan langganan (paket, jumlah kendaraan, faktur)
• Tiket dukungan dan komunikasi
• Analitik situs web dan dasbor (dianonimkan)
• Token push FCM dan log pengiriman SMS yang terkait dengan akun pengguna Mekavo

Mekavo sebagai Pemroses Data

Ketika operator armada menyimpan data pengemudi, kendaraan, dan pemeriksaan di Mekavo Armada, operator armada adalah pengendalinya dan Mekavo adalah pemrosesnya. Ini mencakup:

• Nomor surat izin mengemudi, golongan, dan masa berlakunya
• Nomor karyawan dan penugasan peran internal
• Nomor registrasi kendaraan, VIN, riwayat servis, dan dokumen
• Catatan pemeriksaan termasuk foto, koordinat GPS, dan pembacaan kilometer
• Laporan kerusakan dan dasbor kepatuhan

Mekavo memproses data ini hanya atas instruksi operator armada, sebagaimana diatur dalam Perjanjian Pemrosesan Data kami (lihat Bagian 7).

3. Dasar Hukum Pemrosesan

Kami memproses data pribadi berdasarkan dasar hukum berikut:

• Kontrak (Pasal 6(1)(b)): untuk menyediakan layanan Armada yang telah dilanggan pelanggan
• Kepentingan sah (Pasal 6(1)(f)): keamanan platform, pencegahan penipuan, pengembangan fitur keselamatan armada
• Kewajiban hukum (Pasal 6(1)(c)): catatan pajak, pelaporan PPN (HMRC), penyimpanan catatan pemeriksaan kendaraan bila diwajibkan oleh hukum setempat
• Persetujuan (Pasal 6(1)(a)): email pemasaran, cookie non-esensial, uji coba produk opsional

Operator armada bertanggung jawab untuk memiliki dasar hukumnya sendiri dalam memproses data karyawan/pengemudi (umumnya kontrak kerja, kepentingan sah atas keselamatan jalan, atau kewajiban hukum untuk pemeriksaan kepatuhan).

4. Data Pengemudi & Karyawan

Karena produk Armada menyimpan data tentang pengemudi yang mungkin bukan pemegang akun, kami mengambil langkah ekstra hati-hati:

• Nomor surat izin mengemudi disimpan dalam bentuk terenkripsi
• Pengemudi dapat meminta salinan data mereka sendiri dengan menghubungi operator armada terlebih dahulu, atau langsung ke Mekavo jika operator tidak merespons
• Ketika seorang pengemudi keluar, operator armada bertanggung jawab untuk menghapusnya — Mekavo menyediakan tindakan "hapus anggota tim" yang langsung menonaktifkan aksesnya
• Koordinat GPS yang direkam selama pemeriksaan disimpan hanya selama jejak audit pemeriksaan berlangsung, bukan untuk pelacakan langsung
• Mekavo tidak menawarkan pelacakan lokasi pengemudi secara terus-menerus. Jika fungsi tersebut diperkenalkan, sifatnya akan opt-in dan dicakup oleh pemberitahuan pemrosesan data tersendiri.

5. Hak Anda sebagai Subjek Data

Berdasarkan GDPR, setiap individu yang datanya disimpan di Mekavo Armada memiliki hak berikut:

• Hak akses (Pasal 15): meminta salinan data pribadi yang disimpan
• Hak perbaikan (Pasal 16): memperbaiki data yang tidak akurat (misalnya, masa berlaku SIM yang salah)
• Hak penghapusan (Pasal 17): meminta penghapusan bila dasar hukumnya tidak lagi berlaku
• Hak membatasi pemrosesan (Pasal 18): membatasi pemrosesan selama sengketa diselesaikan
• Hak portabilitas data (Pasal 20): menerima data dalam format JSON atau CSV
• Hak keberatan (Pasal 21): mengajukan keberatan atas pemrosesan berdasarkan kepentingan sah atau pemasaran langsung
• Hak untuk tidak menjadi subjek pengambilan keputusan otomatis (Pasal 22): Mekavo Armada tidak membuat keputusan yang sepenuhnya otomatis tentang individu

6. Cara Menggunakan Hak Anda

Bila Mekavo adalah pengendali (pemegang akun, kontak penagihan):

• Kirim email ke dengan subjek "Fleet Data Subject Request"
• Sertakan nama lengkap Anda dan email pada akun Mekavo Anda
• Beri tahu kami hak mana yang Anda gunakan dan, bila relevan, data mana saja

Bila Mekavo adalah pemroses (data pengemudi yang disimpan atas nama operator armada): hubungi pemberi kerja atau manajer armada Anda terlebih dahulu — merekalah pengendalinya dan wajib merespons. Jika mereka tidak merespons dalam waktu yang wajar, Anda dapat meneruskannya kepada kami dan kami akan meneruskan permintaan tersebut serta menindaklanjutinya.

Kami merespons dalam 30 hari, dapat diperpanjang 60 hari untuk kasus yang rumit (kami akan memberi tahu Anda bila hal ini berlaku). Tidak ada biaya kecuali permintaan tersebut jelas tidak berdasar atau berlebihan.

7. Perjanjian Pemrosesan Data

Setiap langganan armada mencakup Perjanjian Pemrosesan Data (DPA) yang mengatur bagaimana Mekavo memproses data pengemudi dan kendaraan atas nama operator. DPA mencakup:

• Ruang lingkup dan tujuan pemrosesan
• Kategori subjek data (pengemudi, pengguna kendaraan, manajer)
• Kategori data pribadi (nama, SIM, penugasan, catatan pemeriksaan)
• Langkah keamanan (enkripsi, kontrol akses, pencatatan audit)
• Daftar sub-pemroses (Stripe, Twilio, Anthropic, Firebase, AWS) dan pemberitahuan perubahan
• Prosedur pemberitahuan pelanggaran data (jendela 72 jam)
• Pengembalian atau penghapusan data saat pengakhiran

Untuk meminta salinan DPA yang telah ditandatangani kedua pihak, kirim email ke .

8. Transfer Data Internasional

Server utama Mekavo Armada berlokasi di Inggris dan EEA. Sebagian sub-pemroses beroperasi dari luar kawasan tersebut; dalam hal itu kami mengandalkan:

• Standard Contractual Clauses (SCC) yang disetujui oleh Komisi Eropa
• UK International Data Transfer Agreement (IDTA) untuk transfer dari Inggris
• Keputusan kecukupan (adequacy decision) bila negara tujuan memilikinya

Daftar sub-pemroses terkini beserta lokasinya tersedia di dalam DPA. Perubahan material diberitahukan setidaknya 14 hari sebelumnya.

9. Penanganan Pelanggaran Data

Jika data pribadi terekspos, Mekavo:

• Memberi tahu otoritas pengawas terkait dalam 72 jam sejak mengetahuinya (Pasal 33)
• Memberi tahu individu yang terdampak tanpa penundaan yang tidak semestinya bila pelanggaran tersebut berisiko tinggi (Pasal 34)
• Memberi tahu operator armada (sebagai pengendali) dengan seluruh informasi yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban pelaporannya sendiri
• Mendokumentasikan pelanggaran, dampaknya, dan pemulihannya dalam register pelanggaran internal

10. Kontak & Pengaduan

Untuk semua urusan perlindungan data Armada:

Tim Perlindungan Data
MEKAVO LTD (beroperasi dengan nama Mekavo)
76 Letchworth Rd, Leicester, LE3 6FH, UK

Email:

Jika Anda tidak puas dengan tanggapan kami, Anda berhak mengajukan pengaduan kepada otoritas pengawas setempat:

• Inggris: Information Commissioner's Office (ICO) — ico.org.uk
• Irlandia: Data Protection Commission (DPC) — dataprotection.ie
• Spanyol: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) — aepd.es
• Jerman: Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) — bfdi.bund.de