Fleet Privacy Policy

Huling ina-update: 16 Agosto 2026

Ang Fleet Privacy Policy na ito ay nagpapaliwanag kung paano ang MEKAVO LTD ("Mekavo", "kami", "namin") ay nangongolekta, gumagamit at pinoprotektahan ang data na konektado sa Mekavo fleet management platform.

Ang policy na ito ay naaangkop partikular sa fleet operators, ang kanilang mga organisasyon, mga miyembro ng koponan (managers at drivers), at ang vehicle at inspection data na pinoproseso sa pamamagitan ng Service.

1. Sino Kami

Ang MEKAVO LTD ay isang kompanya na nakaparehistro sa England at Wales (No. 16477044), na ang registered office ay nasa 76 Letchworth Road, Leicester, LE3 6FH, United Kingdom.

Para sa fleet data, kumilos kami bilang data processor sa pangalan ng fleet operator (ang data controller). Para sa account registration at billing data, kami ang data controller.

2. Data Controller & Processor Roles

Sa ilalim ng GDPR, ang mga tungkulin ay tulad ng sumusunod:

• Fleet operator (ang inyong organisasyon) — Data Controller para sa personal data ng driver, vehicle data, inspection records at defect reports sa loob ng inyong organisasyon
• Mekavo — Data Processor, na nagpoproseso ng data sa inyong pangalan upang magbigay ng Service
• Mekavo — Data Controller para sa account registration data, billing information at website analytics

Bilang fleet operator, kayo ang responsable sa pagsisiguro na mayroon kayong lawful basis upang magproseso ng data ng inyong mga drivers at sa pagsasabi sa kanila nang naaayon.

3. Anong Data Ang Kinokolekta Namin

Kinokolekta namin ang sumusunod na mga kategorya ng data:

Organisation data: Pangalan ng organisasyon, address, industriya, numero ng registration, billing details

User account data: Pangalan, email, numero ng telepono, password (hashed), tungkulin sa loob ng organisasyon

Vehicle data: Numero ng registration/plate, make, model, VIN, mileage, periodic inspection dates (kung naaangkop sa inyong bansa), documents, photos

Inspection data: Uri ng inspection, checklist responses (pass/fail), photos, notes, GPS location (kung enabled), timestamps, identity ng inspector

Defect data: Paglalarawan, severity, photos, identity ng reporter, timestamps, resolution status at history

Billing data: Stripe customer ID, subscription plan, payment history (hindi namin sine-store ang card details — ito ay hinahawakan ng Stripe)

Usage data: Login timestamps, feature usage, device type, IP address, browser information

Dashcam video: Video na nakatuon sa kalsada na naitala habang tumatakbo ang shift, kasama ang mga numero ng plaka na nabasa mula dito, lane position at following distance. Lahat ng ito ay kinakalkula sa phone mismo

Cabin audio: Tunog na naitala kasama ang dashcam video upang ang clip ay isang kumpleto na akawnt ng kung ano ang nangyari. Naitala ng default; maaaring i-off anumang oras sa dashcam settings

Location sa panahon ng shift: Tumpak na lokasyon, kasama ang habang ang app ay nasa background, ginagamit upang itala ang ruta ng shift at ilagay ang incident. Naitala lamang habang bukas ang shift

4. Paano Namin Ginagamit Ang Inyong Data

Pinoproseso namin ang inyong data para sa mga layuning ito:

• Pagbibigay ng fleet management service (inspections, defects, vehicles, teams)
• Pagpapadala ng reminders (MOT, insurance, tax, service dates) sa pamamagitan ng email o SMS
• Pagpoproseso ng mga pagbabayad at pamamahala ng subscriptions
• Paglikha ng compliance reports at dashboards
• Pagpapabuti ng Service batay sa mga usage patterns
• Komunikasyon ng mga service updates at security notices
• Pagsunod sa mga legal obligations

Hindi namin ibinebenta ang inyong data. Hindi namin ginagamit ang driver inspection data para sa advertising o marketing purposes.

5. Driver Data

Kapag ang mga drivers ay na-invite sa fleet organisation, kinokolekta at pinoproseso namin:

• Pangalan at email address (ibinigay ng owner ng organisasyon o ng driver mismo)
• Numero ng telepono (opsyonal, para sa SMS reminders)
• Inspection records na ginawa ng driver (timestamped, attributed)
• Defect reports na isinumite ng driver (timestamped, attributed)
• Login activity at device information

Ang mga owner at manager ng organisasyon ay maaaring tingnan ang driver inspection at defect records. Ang mga drivers ay maaaring tingnan ang kanilang sariling records at assigned vehicles.

Driver rights: Ang mga drivers ay maaaring humiling ng access sa kanilang data, pagwawasto ng mga hindi tamang impormasyon, o pagbubura ng kanilang account. Kung ang driver ay umalis sa organisasyon, ang kanilang personal account ay nanatili ngunit ang access sa organisation data ay inaalis. Ang inspection at defect records na ginawa sa loob ng organisasyon ay maaaring panatilihin ng organisasyon para sa compliance purposes.

6. Inspection & Defect Data

Ang inspection at defect records ay nasa puso ng Service. Ang data na ito:

• Ay secure na nakaimbak at nauugnay sa organisasyon, vehicle at user na lumikha nito
• Maaaring maglaman ng mga photograph, GPS coordinates, timestamps at free-text notes
• Ay accessible sa mga authorized na miyembro ng organisasyon ayon sa kanilang role
• Maaaring i-export ng mga owner ng organisasyon para sa audit at compliance purposes
• Ay pinapanatili ayon sa settings ng organisasyon o applicable regulatory requirements

7. Data Sharing

Nagbabahagi kami ng data lamang sa mga circumstance na ito:

• Sa loob ng inyong organisasyon — ang mga miyembro ng koponan ay nakakakita ng data ayon sa kanilang role permissions
• Stripe — para sa payment processing (PCI DSS compliant)
• Vehicle data providers — kapag humingi kayo ng vehicle lookups (numero ng registration lamang)
• SMS providers — mga numero ng telepono para sa delivery ng reminder
• Law enforcement — kapag kailangan ng batas o court order

Hindi namin ibabahagi ang inyong fleet data sa ibang mga organisasyon, advertisers o data brokers.

8. Data Retention

Pinapanatili namin ang data tulad ng sumusunod:

• Active accounts — data ay pinapanatili habang aktibo ang account/organisasyon
• Deleted accounts — ang personal data ay burahin sa loob ng 90 araw mula sa deletion request
• Inspection records — pinapanatili para sa duration na itinakda ng organisasyon o ang minimum retention period na kailangan ng applicable regulator sa inyong bansa
• Billing records — pinapanatili para sa period na kailangan ng applicable tax law sa inyong jurisdiction (karaniwang 5–10 taon)
• Server logs — tinanggal pagkatapos ng 90 araw

9. Ang Inyong Mga Karapatan

Sa ilalim ng GDPR, mayroon kayong karapatan sa:

• Access — humiling ng kopya ng inyong personal data
• Rectification — iwasto ang mga hindi tamang data
• Erasure — humiling ng pagbubura ng inyong data (subject sa legal retention requirements)
• Portability — makatanggap ng inyong data sa structured format
• Restriction — limitahan kung paano namin pinoproseso ang inyong data
• Objection — magprotesta laban sa processing base sa legitimate interest

Upang gamitin ang mga karapatang ito, makipag-ugnayan sa amin sa [email protected]. Tumutugon kami sa loob ng 30 araw.

Ang mga residente ng California ay may mga karagdagang karapatan sa ilalim ng CCPA, kabilang ang karapatan na malaman kung anong data ang kinokolekta namin, ang karapatan na burahin ito, at ang karapatan na mag-opt out ng data sales (hindi namin ibinebenta ang data). Upang gamitin ang CCPA rights, makipag-ugnayan sa amin sa address sa ibaba.

10. Security

Nag-aasikaso kami ng mga naaaangkop na technical at organisational measures upang protektahan ang inyong data:

• Lahat ng data ay naka-encrypt sa transit (TLS/HTTPS) at sa rest
• Passwords ay hashed gamit ang bcrypt
• Access controls base sa user roles
• Regular security updates at monitoring
• Infrastructure na naka-host sa secure cloud providers na may ISO 27001 certification
• Stripe PCI DSS Level 1 compliant payment processing

11. International Transfers

Ang inyong data ay pangunahing pinoproseso at naa-store sa loob ng European Economic Area (EEA). Kung ang data ay naglilipat sa labas ng EEA, tinitiyak namin na may naaaangkop na safeguards (Standard Contractual Clauses o adequacy decisions).

12. Mga Pagbabago sa Ang Policy Na Ito

Maaari naming i-update ang policy na ito mula sa oras. Ipanotify namin ang mga owner ng organisasyon ng material changes sa pamamagitan ng email. Ang "Last updated" date sa tuktok ay laging magpapakita ng current version.

13. Dashcam, Camera at Audio Recording

Ang inyong dashcam recordings ay nanatili sa phone ng driver. Nag-record ang Mekavo sa phone's sariling storage, at binabasa ang numero ng plaka, lane position at following distance sa device mismo. Ang footage ay hindi na-stream sa amin at hindi na-upload sa background.

Walang umalis sa phone nang mag-isa. Ang automatic backup ng incident footage ay nakaoff maliban kung ang driver ay ibubukas ito. Bukod dito, ang clip ay umaabot sa amin lamang kapag ang driver ay pumili na ipadala ito — halimbawa upang panatilihin ang katunayan ng incident, o upang ibahagi ito sa kanilang fleet operator.

Cabin audio ay naitala kasama ang video, dahil ang clip nang walang tunog ay lamang kalahati ng akawnt ng kung ano ang nangyari. Ang driver ay maaaring i-off ito sa dashcam settings, at ang microphone ay ginagamit lamang habang tumatakbo ang dashcam.

Kung ang driver ay magpadala ng clip, ito ay nakaimbak sa ilalim ng isang natatanging random address na hindi namin ine-publish o indexed, at ito ay nakalista lamang sa loob ng kanilang organisation's records. Ang mga clips ay pinapanatili para sa 90 araw sa free plan at 365 araw sa paid plan; ang footage na isinisal ng driver bilang katunayan ay pinapanatili para sa mga dalawang taon; ang share link ay nag-expire pagkatapos ng 90 araw.

Pagbubura ng recording. Ang driver ay maaaring magbura ng clip mula sa kanilang phone anumang oras, at ang pagbubura nito sa app ay nag-aalis din nito mula sa aming storage. Ang pagbubura ng account ay nagtanggal ng recordings kasama nito, tulad ng inilarawan sa seksyon 8.

14. Makipag-ugnayan Sa Amin

Para sa privacy-related enquiries:

MEKAVO LTD
Company No. 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FH
United Kingdom

Email: [email protected]