Fleet Terms of Use

Para sa mga fleet operators, organisations at kanilang mga driver

Huling na-update: 26 Marso 2026

Ang Fleet Terms of Use ("Terms") na ito ay nangingibabaw sa inyong access at paggamit ng Mekavo fleet management platform ("Service"), na pinagkakatiwalaang ng MEKAVO LTD ("kami", "namin"), registered sa England at Wales (Company No. 16477044).

Ang mga Terms na ito ay naaangkop partikular sa fleet operators, organisations at ang kanilang authorized users (managers at drivers). Sa pamamagitan ng paglikha ng fleet organisation o pagsali sa isa, kayo ay sumasang-ayon sa mga Terms na ito at sa aming Fleet Privacy Policy.

1. Pagtanggap ng Terms

Sa pamamagitan ng pagpaparehistro, paglikha ng organisation, pag-imbita ng team members, o paggamit ng Service, kayo ay nagpapatunay na mayroon kayong authority na ipangako ang inyong organisation sa mga Terms na ito.

Maaari naming baguhin ang mga Terms na ito mula sa panahon. Ipaabiso namin ang organisation owners ng material changes sa pamamagitan ng email. Ang patuloy na paggamit ay bumubuo ng pagtanggap.

2. Deskripsyon ng Service

Ang Mekavo fleet management platform ay nagbibigay-daan sa organisations na:

Pamahalaan ang fleet vehicles — records, documents, service history, mileage
Magsagawa ng digital vehicle inspections gamit ang industry-specific templates
Mag-report at subaybayan ang vehicle defects gamit ang photo evidence at severity levels
Subaybayan ang compliance — inspection schedules, overdue checks, open defects
Pamahalaan ang teams — mag-imbita ng drivers at managers, itatalaga ang vehicles, kontrolin ang permissions
Makatanggap ng reminders para sa MOT/ITV/TUV, insurance, tax at service dates
Lumikha ng compliance reports para sa audits

Ang availability ng feature ay nag-iiba depende sa subscription tier at bansa.

3. Kahusayan

Upang lumikha ng fleet organisation, kayo ay dapat:

Maging hindi bababa sa 18 taong gulang
Magkaroon ng legal authority na kumilos para sa inyong organisation
Magbigay ng accurate organisation at contact information
Siguraduhin na lahat ng users na inyong inimbita ay authorized na kumilos sa loob ng inyong organisation

4. Mga Account at Role

Ang Service ay sumusuporta sa mga sumusunod na roles sa loob ng fleet organisation:

Owner — full control: billing, settings, team management, lahat ng data access
Manager — maaaring pamahalaan ang vehicles, tingnan ang inspections, hawakan ang defects, pamahalaan ang drivers
Driver — maaaring makumpleto ng inspections, mag-report ng defects, tingnan ang assigned vehicles

Ang organisation owners ay responsable sa pamahalaan ng roles at permissions. Lahat ng users ay dapat na mapanatili ang sariling secure credentials.

5. Vehicle Data

Kung saan available, ang Service ay nagbibigay-daan ng vehicle data lookups mula sa official third-party sources. Kayo ay kinikilala na:

Ang third-party vehicle data ay ibinibigay na "as-is" at hindi namin garantisado ang accuracy nito
Ang vehicle lookups ay maaaring napapailalim sa per-lookup charges mula sa inyong subscription balance
Kayo ay hindi dapat gumamit ng vehicle data para sa mga layuning lumabag sa applicable law
Kayo ay responsable sa pag-verify ng vehicle information na ginagamit para sa compliance purposes

6. Inspections at Compliance Records

Ang Service ay nagbibigay ng digital inspection templates para sa daily walkaround checks, pre-start inspections at periodic vehicle assessments. Kayo ay nakakaintindi at sumasang-ayon na:

Ang digital inspections sa pamamagitan ng Service ay para sa inyong internal record-keeping at hindi nag-papalit ng mandatory statutory inspections (MOT, DVSA roadworthiness tests, ITV, TUV/HU)
Ang organisation owner ay responsable sa pagsisiguro na ang inspections ay nakumpleto ayon sa kanilang sariling operational requirements at applicable regulations
Ang inspection records ay hindi dapat falsified — bawat record ay may timestamp at naa-attribute sa user na nag-kompleto nito
Kami ay nagbibigay ng inspection templates bilang starting point; kayo ay responsable sa pagsisiguro na ito ay sumusunod sa inyong specific regulatory at operational needs
Ang compliance dashboard data ay batay sa records na inyong ginawa at hindi bumubuo ng legal certification ng compliance

Mahalaga: Ang Mekavo ay hindi nag-certify, validate o nag-endorse ng anumang inspection. Ang completed digital inspection ay hindi legal certificate ng roadworthiness.

7. Defect Reporting

Ang drivers at managers ay maaaring mag-report ng vehicle defects sa pamamagitan ng Service. Kayo ay kinikilala na:

Ang organisation ay responsable sa pagsisiguro ng mabilis na aksyon sa reported defects
Ang defect reports ay may kasamang user attribution, timestamps at optional photo evidence para sa audit purposes
Ang Service ay nag-notify sa relevant team members ng new defects ngunit hindi garantisado ang notification delivery
Ang failure na matugunan ang safety-critical defects ay eksklusibong responsibilidad ng organisation, hindi Mekavo

8. Organisation Management

Bilang organisation owner o manager, kayo ay kinikilala na:

Kayo ay responsable sa accuracy ng organisation details (name, address, registration)
Kayo ay dapat magkaroon ng appropriate consent mula sa individuals bago idagdag sila sa inyong organisation
Ang data na ginawa sa loob ng organisation (inspections, defects, vehicle records) ay accessible sa authorized members ayon sa kanilang role
Kung ang member ay iiwan ang organisation, ang records na kanilang ginawa ay maaaring panatilihin ng organisation para sa compliance at audit purposes
Ang organisation owners ay responsable sa compliance sa employment law at data protection regulations kapag nag-manage ng driver data

9. Mga Responsibilidad ng Driver

Kung kayo ay gumagamit ng Service bilang driver sa loob ng organisation:

Kayo ay dapat makumpleto ng inspections nang honest at accurate
Kayo ay dapat mag-report ng defects kaagad kapag natuklasan
Kayo ay hindi dapat makumpleto ng inspections para sa ibang tao
Ang inyong inspection at defect records ay maaaring tingnan ng inyong organisation's owners at managers
Kayo ay maaaring mag-access sa sariling inspection history at assigned vehicles

10. Subscriptions at Payments

Ang Fleet plans ay available sa mga sumusunod na tiers:

Free — hanggang 3 vehicles at 2 team members. Lahat ng inspection templates at defect reporting ay kasama.
Fleet Starter — per-vehicle monthly pricing, hanggang 20 vehicles. Kasama ang SMS reminders at vehicle lookups.
Fleet Pro — per-vehicle monthly pricing, unlimited vehicles. Kasama ang compliance reports at priority support.
Public Service — custom pricing para sa government at public sector organisations. Makipag-ugnayan sa amin.

Ang paid subscriptions ay sinasagot monthly sa pamamagitan ng Stripe at automatically na nag-renew. Kayo ay maaaring mag-cancel anumang oras sa pamamagitan ng billing portal. Ang refunds ay hinahawakan ayon sa aming Refund Policy.

Maaari naming baguhin ang pricing na may 30 days' notice. Ang changes ay hindi nakakaapekto sa kasalukuyang billing period.

11. Data Protection at GDPR

Kami ay nag-process ng personal data ayon sa aming Fleet Privacy Policy at applicable data protection law, kasama ang UK GDPR at EU GDPR.

Pagkakaroon ng lawful basis para sa pag-process ng driver data (typically legitimate interest o employment contract)
Pagbibigay-imporma sa drivers tungkol sa paano ang kanilang data ay nakolekta at ginagamit
Pagtugon sa data subject access requests mula sa inyong team members
Pagsisiguro na ang inyong paggamit ng Service ay sumusunod sa inyong obligations sa ilalim ng applicable data protection law

Bilang fleet operator, kayo ay ang data controller para sa driver at employee data sa loob ng inyong organisation. Ang Mekavo ay gumagana bilang data processor sa inyong behalf. Kayo ay responsable sa:

Kami ay mag-process ng data lamang kung kinakailangan upang magbigay ng Service at ayon sa inyong instructions. Tingnan ang aming Fleet Privacy Policy para sa buong detalye.

12. Intellectual Property

Ang Service, kabilang ang software, design, templates at branding nito, ay ari-arian ng MEKAVO LTD. Kayo ay hindi maaaring magcopy, magmodify o mag-reverse-engineer ng anumang bahagi ng Service.

Ang content na inyong ginawa (inspection records, defect reports, vehicle photos, notes) ay nananatili sa inyo. Kayo ay nagbibigay sa amin ng limited licence upang itayo, mag-process at ipakita ito kung kinakailangan upang mapatakbo ang Service.

13. Limitasyon ng Liability

Sa maximum extent na pinapayagan ng law:

Ang Service ay ibinibigay na "as is" nang walang warranties ng anumang uri
Kami ay hindi liable para sa anumang consequences na lumala mula sa inspection records, defect reports o compliance data
Kami ay hindi liable para sa missed reminders, notifications o alerts
Kami ay hindi liable para sa accuracy ng third-party vehicle data
Kami ay hindi responsable sa inyong organisation's compliance sa transport, employment o health at safety regulations
Ang aming total liability ay hindi dapat lumampas sa amount na nabayaran ng inyong organisation sa 12 buwan bago ang claim

Walang anuman sa mga Terms na ito ang nag-exclude ng liability para sa kamatayan o personal injury na dulot ng negligence, fraud, o anumang liability na hindi maaaring i-exclude ng law.

14. Pagkatapos

Ang organisation owners ay maaaring magbura ng kanilang organisation anumang oras. Sa pag-delete:

Lahat ng organisation data (vehicles, inspections, defects, team records) ay permanenteng mabubura pagkatapos ng 90-day grace period
Ang active subscriptions ay makacancel
Ang individual team members ay nanatiling may personal accounts ngunit mawawalan ng access sa organisation data

Kami ay maaaring mag-suspend o mag-terminate ng organisations na lumalabag sa mga Terms, nakikipag-engage sa fraudulent activity, o kung kinakailangan ng law.

15. Applicable Law

Ang mga Terms na ito ay ginawa at interpretado ayon sa laws ng State ng Delaware, Estados Unidos, nang walang ganitong conflict ng law principles. Ang anumang dispute na lumala mula sa mga Terms na ito ay malulutas sa pamamagitan ng binding arbitration ayon sa rules ng American Arbitration Association (AAA). Kayo ay kumukupas sa anumang right na lumahok sa class action lawsuit. Kami ay sumusunod sa applicable provisions ng California Consumer Privacy Act (CCPA) para sa California residents.

16. Makipag-ugnayan sa Amin

Kung mayroon kayong mga tanong tungkol sa mga Terms na ito, makipag-ugnayan sa amin:

MEKAVO LTD
Company No. 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FH
United Kingdom

Email: [email protected]