Kebijakan Privasi Armada

Bagaimana kami menangani data armada, pengemudi, dan kendaraan Anda

Terakhir diperbarui: 12 April 2026

Kebijakan Privasi Armada ini menjelaskan bagaimana MEKAVO LTD ("Mekavo", "kami") mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi data sehubungan dengan platform manajemen armada Mekavo.

Kebijakan ini berlaku khusus untuk operator armada, organisasi mereka, anggota tim (manajer dan pengemudi), serta data kendaraan dan inspeksi yang diproses melalui Layanan ini.

1. Siapa Kami

MEKAVO LTD adalah perusahaan yang terdaftar di Inggris dan Wales (No. 16477044), dengan kantor terdaftar di 76 Letchworth Road, Leicester, LE3 6FH, Britania Raya.

Untuk data armada, kami bertindak sebagai pemroses data atas nama operator armada (sang pengendali data). Untuk data pendaftaran akun dan penagihan, kami bertindak sebagai pengendali data.

2. Peran Pengendali & Pemroses Data

Berdasarkan GDPR, perannya adalah sebagai berikut:

  • Operator armada (organisasi Anda) — Pengendali Data untuk data pribadi pengemudi, data kendaraan, catatan inspeksi, dan laporan kerusakan di dalam organisasi Anda
  • Mekavo — Pemroses Data, memproses data atas nama Anda untuk menyediakan Layanan
  • Mekavo — Pengendali Data untuk data pendaftaran akun, informasi penagihan, dan analitik situs web

Sebagai operator armada, Anda bertanggung jawab memastikan bahwa Anda memiliki dasar hukum untuk memproses data para pengemudi Anda dan untuk memberi tahu mereka sebagaimana mestinya.

3. Data yang Kami Kumpulkan

Kami mengumpulkan kategori data berikut:

Data organisasi: Nama organisasi, alamat, industri, nomor registrasi, rincian penagihan

Data akun pengguna: Nama, email, nomor telepon, kata sandi (di-hash), peran di dalam organisasi

Data kendaraan: Nomor registrasi/pelat, merek, model, VIN, jarak tempuh, tanggal uji berkala (sebagaimana berlaku di negara Anda), dokumen, foto

Data inspeksi: Jenis inspeksi, jawaban checklist (lulus/gagal), foto, catatan, lokasi GPS (jika diaktifkan), stempel waktu, identitas pemeriksa

Data kerusakan: Deskripsi, tingkat keparahan, foto, identitas pelapor, stempel waktu, status penyelesaian dan riwayatnya

Data penagihan: ID pelanggan Stripe, paket langganan, riwayat pembayaran (kami tidak menyimpan detail kartu — Stripe yang menanganinya)

Data penggunaan: Stempel waktu masuk, penggunaan fitur, jenis perangkat, alamat IP, informasi peramban

Video dashcam: Video menghadap jalan yang direkam saat shift sedang berjalan, ditambah nomor plat yang dibaca darinya, posisi jalur dan jarak mengikuti. Semua ini dihitung di ponsel itu sendiri

Audio kabin: Suara yang direkam bersama video dashcam sehingga klip memberikan akun lengkap tentang apa yang terjadi. Direkam secara default; dapat dimatikan kapan saja di pengaturan dashcam

Lokasi selama shift: Lokasi presisi, termasuk saat aplikasi berada di latar belakang, digunakan untuk mencatat rute shift dan menempatkan insiden. Direkam hanya saat shift dibuka

4. Bagaimana Kami Menggunakan Data Anda

Kami memproses data Anda untuk tujuan berikut:

  • Menyediakan layanan manajemen armada (inspeksi, kerusakan, kendaraan, tim)
  • Mengirim pengingat (MOT, asuransi, pajak, tanggal servis) melalui email atau SMS
  • Memproses pembayaran dan mengelola langganan
  • Membuat laporan kepatuhan dan dasbor
  • Meningkatkan Layanan berdasarkan pola penggunaan
  • Menyampaikan pembaruan layanan dan pemberitahuan keamanan
  • Memenuhi kewajiban hukum

Kami tidak menjual data Anda. Kami tidak menggunakan data inspeksi pengemudi untuk tujuan periklanan atau pemasaran.

5. Data Pengemudi

Ketika pengemudi diundang ke sebuah organisasi armada, kami mengumpulkan dan memproses:

  • Nama dan alamat email (diberikan oleh pemilik organisasi atau oleh pengemudi itu sendiri)
  • Nomor telepon (opsional, untuk pengingat SMS)
  • Catatan inspeksi yang diselesaikan oleh pengemudi (dengan stempel waktu dan atribusi)
  • Laporan kerusakan yang dikirim oleh pengemudi (dengan stempel waktu dan atribusi)
  • Aktivitas masuk dan informasi perangkat

Pemilik dan manajer organisasi dapat melihat catatan inspeksi dan kerusakan pengemudi. Pengemudi dapat melihat catatan mereka sendiri dan kendaraan yang ditugaskan kepada mereka.

Hak pengemudi: Pengemudi dapat meminta akses ke data mereka, koreksi atas ketidakakuratan, atau penghapusan akun mereka. Jika seorang pengemudi meninggalkan organisasi, akun pribadinya tetap ada tetapi akses ke data organisasi dicabut. Catatan inspeksi dan kerusakan yang dibuat di dalam organisasi dapat disimpan oleh organisasi untuk keperluan kepatuhan.

6. Data Inspeksi & Kerusakan

Catatan inspeksi dan kerusakan adalah inti dari Layanan ini. Data tersebut:

  • Disimpan dengan aman dan dikaitkan dengan organisasi, kendaraan, serta pengguna yang membuatnya
  • Dapat mencakup foto, koordinat GPS, stempel waktu, dan catatan teks bebas
  • Dapat diakses oleh anggota organisasi yang berwenang sesuai peran mereka
  • Dapat diekspor oleh pemilik organisasi untuk keperluan audit dan kepatuhan
  • Disimpan sesuai pengaturan organisasi atau persyaratan regulasi yang berlaku

7. Berbagi Data

Kami hanya membagikan data dalam keadaan berikut:

  • Di dalam organisasi Anda — anggota tim melihat data sesuai izin peran mereka
  • Stripe — untuk pemrosesan pembayaran (sesuai PCI DSS)
  • Penyedia data kendaraan — saat Anda meminta pencarian kendaraan (hanya nomor registrasi)
  • Penyedia SMS — nomor telepon untuk pengiriman pengingat
  • Penegak hukum — bila diwajibkan oleh hukum atau perintah pengadilan

Kami tidak membagikan data armada Anda dengan organisasi lain, pengiklan, atau pialang data.

8. Penyimpanan Data

Kami menyimpan data sebagai berikut:

  • Akun aktif — data disimpan selama akun/organisasi masih aktif
  • Akun yang dihapus — data pribadi dihapus dalam 90 hari setelah permintaan penghapusan
  • Catatan inspeksi — disimpan selama jangka waktu yang ditetapkan organisasi atau periode penyimpanan minimum yang diwajibkan oleh regulator yang berlaku di negara Anda
  • Catatan penagihan — disimpan selama periode yang diwajibkan hukum pajak yang berlaku di yurisdiksi Anda (umumnya 5–10 tahun)
  • Log server — dihapus setelah 90 hari

9. Hak Anda

Berdasarkan GDPR, Anda memiliki hak untuk:

  • Akses — meminta salinan data pribadi Anda
  • Perbaikan — mengoreksi data yang tidak akurat
  • Penghapusan — meminta penghapusan data Anda (tunduk pada persyaratan penyimpanan menurut hukum)
  • Portabilitas — menerima data Anda dalam format terstruktur
  • Pembatasan — membatasi cara kami memproses data Anda
  • Keberatan — mengajukan keberatan atas pemrosesan berdasarkan kepentingan sah

Untuk menggunakan hak-hak ini, hubungi kami di [email protected]. Kami menanggapi dalam 30 hari.

Penduduk California memiliki hak tambahan berdasarkan CCPA, termasuk hak untuk mengetahui data apa yang kami kumpulkan, hak untuk menghapusnya, dan hak untuk menolak penjualan data (kami tidak menjual data). Untuk menggunakan hak CCPA, hubungi kami di alamat di bawah ini.

10. Keamanan

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang sesuai untuk melindungi data Anda:

  • Semua data dienkripsi saat transit (TLS/HTTPS) dan saat disimpan
  • Kata sandi di-hash dengan bcrypt
  • Kontrol akses berdasarkan peran pengguna
  • Pembaruan keamanan dan pemantauan rutin
  • Infrastruktur di-hosting pada penyedia cloud aman dengan sertifikasi ISO 27001
  • Pemrosesan pembayaran Stripe yang sesuai PCI DSS Level 1

11. Transfer Internasional

Data Anda terutama diproses dan disimpan di dalam Wilayah Ekonomi Eropa (EEA). Bila data ditransfer ke luar EEA, kami memastikan adanya perlindungan yang memadai (Klausul Kontrak Standar atau keputusan kecukupan).

12. Perubahan pada Kebijakan Ini

Kami dapat memperbarui kebijakan ini dari waktu ke waktu. Kami akan memberi tahu pemilik organisasi tentang perubahan material melalui email. Tanggal "Terakhir diperbarui" di bagian atas akan selalu mencerminkan versi terkini.

13. Perekaman Dashcam, Kamera dan Audio

Rekaman dashcam Anda tetap berada di ponsel pengemudi. Mekavo merekam ke penyimpanan ponsel itu sendiri, dan membaca nomor plat, posisi jalur dan jarak mengikuti di perangkat itu sendiri. Footage tidak dialirkan kepada kami dan tidak diunggah di latar belakang.

Tidak ada yang meninggalkan ponsel dengan sendirinya. Cadangan otomatis footage insiden dimatikan kecuali pengemudi menghidupkannya. Selain itu, klip hanya sampai ke kami ketika pengemudi memilih untuk mengirimkannya — misalnya untuk menyimpan bukti insiden, atau untuk membagikannya dengan operator armada mereka.

Audio kabin direkam bersama video, karena klip tanpa suara hanya setengah akun dari apa yang terjadi. Pengemudi dapat mematikannya di pengaturan dashcam, dan mikrofon digunakan hanya saat dashcam sedang merekam.

Jika pengemudi mengirimkan klip, klip disimpan di alamat unik acak yang tidak kami publikasikan atau indeks, dan klip hanya terdaftar di dalam catatan organisasi mereka. Klip disimpan selama 90 hari pada paket gratis dan 365 hari pada paket berbayar; footage yang disegel pengemudi sebagai bukti disimpan selama sekitar dua tahun; link berbagi kedaluwarsa setelah 90 hari.

Menghapus rekaman. Pengemudi dapat menghapus klip dari ponsel mereka kapan saja, dan menghapusnya di aplikasi juga menghapusnya dari penyimpanan kami. Menghapus akun menghapus rekaman dengan itu, seperti dijelaskan di bagian 8.

14. Hubungi Kami

Untuk pertanyaan terkait privasi:

MEKAVO LTD
Company No. 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FH
Britania Raya

Email: [email protected]