Ercan'ın Bursa'da küçük bir oto servisi var. Kendisi, bir usta, bir çırak. İşin çoğu bireysel müşteri: fren, triger, periyodik bakım. Fatura kesme alışkanlığı da buna göre şekillenmiş — isteyene kesiliyor, kalanı fişle gidiyor.

Ocak ayında muhasebecisi bir cümle söyledi ve Ercan tam olarak anlamadı: „Artık tutar sınırı yok." Şubatta anladı, çünkü 380 TL'lik bir faturayı kâğıda kesip müşteriye verdiği için geri dönüldü.

Tebliğ ne diyor

Kaynak, 509 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nin „IV.2.4.3. e-Arşiv Fatura Olarak Düzenlenme Zorunluluğu Getirilen Diğer Faturalar" başlıklı bölümü. Güncel hâliyle, kelimesi kelimesine:

„e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce düzenlenecek faturaların; 1/1/2025 ila 31/12/2025 tarihleri arasında vergiler dahil toplam tutarının 3 Bin TL'yi aşması halinde, 1/1/2026 tarihinden itibaren ise tutarına bakılmaksızın, bu Tebliğin 'V.7.' ve 'VIII.' numaralı bölümlerinde belirtilen istisnai durumlar haricinde, 'e-Arşiv Fatura' olarak düzenlenmesi zorunludur."

Anahtar ifade ortada duruyor: tutarına bakılmaksızın. Bu ifade 573 Sıra No'lu Tebliğ (RG: 12/11/2024 - 32720) ile geldi ve önceki hâlin yerini aldı.

Neden birçok serviste hâlâ eski rakamlar konuşuluyor

Çünkü eski rakamlar hâlâ ortalıkta. Uzun yıllar geçerli olan eşik şuydu: 1/1/2020'den itibaren, vergiler dahil toplam tutar 30 Bin TL'yi (vergi mükelleflerine düzenlenenlerde 5 Bin TL'yi) aşarsa e-Arşiv Fatura zorunlu.

Bu rakamlar hâlâ birçok yerde tekrarlanıyor. Bir usta „benim faturalarım zaten 30 binin altında" diye düşünüyorsa, mantığı doğru ama dayandığı metin eski. Aradaki fark, 2025'te 3 Bin TL'ye inen ve 2026'da tamamen kaldırılan eşik.

Döneme-Arşiv Fatura zorunluluğu (uygulamaya dahil olmayan mükellef)
1/1/2020 – 31/12/202430 Bin TL üzeri (vergi mükellefine ise 5 Bin TL üzeri)
1/1/2025 – 31/12/20253 Bin TL'yi aşan faturalar
1/1/2026'dan itibarenTutarına bakılmaksızın

Serviste bu ne demek

Teknik tarafı basit: e-Arşiv Fatura, Başkanlıkça sunulan e-Belge düzenleme portali üzerinden ya da izinli bir özel entegratör aracılığıyla düzenlenir. Yani sisteme girip kesersiniz.

Zor olan taraf teknik değil, tezgâhtaki sıra. Kâğıt faturayı araç teslim edilirken yazabilirsiniz. e-Arşiv Faturayı da yazabilirsiniz — ama müşterinin bilgilerine ihtiyacınız var, ve o bilgiler genelde tam o anda eksik çıkar.

Bir cümlelik çözüm: soruyu teslimden alıma taşıyın

Aracı kabul ederken plakayı zaten yazıyorsunuz. Aynı anda tek bir soru daha:

„Fatura ister misiniz? İsterseniz ad-soyad ve TC/vergi numarasını şimdi alalım, teslimde beklemeyin."

Beş saniye. Karşılığında, aracı teslim ederken bilgi arama, müşteriyi bekletme, ve „ben sonra gönderirim" diye kalan yarım işler ortadan kalkıyor.

İkinci nokta: „sonra keserim" artık daha pahalı

Kâğıt düzeninde geciken fatura bir yığındı. Şimdi geciken fatura, sistemde tamamlanmamış bir kayıt. Ay sonunda muhasebecinizle aranızdaki tartışmanın konusu da tam olarak bu oluyor.

Pratik ölçü: araç avludan çıkmadan fatura çıksın. İstisnası olur, ama kural bu olmalı.

Kayıt düzeni, faturanın yarısını zaten yapar

Bir e-Arşiv Faturayı zor yapan şey, faturanın kendisi değil — arkasındaki bilgiyi toplamaktır. Plaka, yapılan iş, takılan parçalar, işçilik, tarih, müşteri bilgisi.

Bunlar zaten serviste var. Sorun, dağınık olması: plaka bir deftere, parça faturası bir klasöre, müşteri numarası telefona. Fatura anı geldiğinde bu üç yer birden aranıyor.

Bir de yan faydası var. Aynı kayıt, servislerin kullanmadığı tek gerçek müşteri listesidir: plaka ve tarih, o müşterinin ne zaman tekrar geleceğini söyler. Çoğu servis bu bilgiye sahiptir ve kullanmaz — müşteri, ilk hatırlatanın yanına gider.

Bu hafta yapılacak üç şey

  1. Muhasebecinize tek bir net soru sorun: „Biz e-Arşiv Faturayı nereden kesiyoruz — GİB portalı mı, özel entegratör mü?" Cevap anında gelmiyorsa, asıl iş bu.
  2. „Fatura ister misiniz?" sorusunu araç kabulüne taşıyın. Teslimde sorulan soru her zaman geç kalmıştır.
  3. Son bir ayda kesilmemiş faturaları çıkarın. Kâğıt döneminde bu bir gecikmeydi; şimdi eksik kayıt.

Mekavo, iş emirlerini plaka, tarih ve geçmişle birlikte tek yerde tutar; böylece fatura anı arama değil, aktarma olur. Faturanın GİB tarafına gönderilmesi sizin ve mali müşavirinizin işidir — biz özel entegratör değiliz ve öyleymiş gibi de davranmıyoruz.

Kendi araçlarınızla nasıl göründüğünü görmek isterseniz buradan başlayın: Türkiye'deki oto servisler için Mekavo.

Kaynaklar

Bu yazıda yalnızca resmî kaynaklar kullanılmıştır.

Bilgilendirme amaçlıdır, mali müşavirlik hizmeti değildir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.