Tomasz ma warsztat pod Kielcami. Dwa stanowiska, jeden mechanik na etacie, syn na weekendy. Wystawia dwadzieścia parę faktur miesięcznie, resztę robi na paragon. Sprzedaż na fakturach — jakieś 7–8 tysięcy złotych w miesiącu.

W marcu poszedł do księgowej i usłyszał zdanie, które go uspokoiło: „Ty się KSeF-em na razie nie przejmuj, masz limit dziesięciu tysięcy". I to była prawda. Ale to była połowa prawdy, a druga połowa kosztowała go w sierpniu dwa dni szukania faktury za sprzęgła, której nie było ani w mailu, ani w kopercie.

Limit 10 000 zł istnieje naprawdę — i dotyczy tylko wystawiania

Zacznijmy od tego, co jest prawdą. Ministerstwo Finansów pisze wprost:

„do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł"

Czyli tak: jeżeli Twój warsztat mieści się w tej kwocie, możesz jeszcze przez kilka miesięcy wystawiać jak dotąd. To nie jest luka ani interpretacja — to zapisane wprost.

Ale zaraz obok stoi zdanie, które w warsztatach ginie:

„Odsunięcie w czasie obowiązku wystawiania faktur w KSeF nie wpłynie na konieczność ich odbierania w systemie. Otrzymywanie faktur od 1 lutego 2026 r. będzie odbywało się za pośrednictwem KSeF"

Przeczytaj to jeszcze raz, bo tu jest cała rzecz. Wystawianie masz odroczone. Odbieranie nie. Od 1 lutego 2026 r. faktura od hurtowni części, od dostawcy oleju, od firmy leasingującej podnośnik — trafia do KSeF. Nie na Twojego maila. Nie do skrzynki. Do systemu, do którego trzeba się zalogować.

Co to znaczy w warsztacie, konkretnie

  • Koszty, których nie widzisz, to koszty, których nie odliczasz. Faktura zakupowa leżąca w KSeF, po którą nikt nie sięgnął, jest z punktu widzenia Twojej księgowości fakturą, której nie ma.
  • „Dostawca mi nie wysłał" przestało być prawdą. Wysłał. Do KSeF. To Ty nie odebrałeś.
  • Reklamacja części bez faktury jest trudną rozmową. A dokument masz — tylko w innym miejscu, niż zwykle patrzysz.

Tomasz stracił dwa dni, bo szukał w mailu czegoś, co od lutego przychodzi gdzie indziej. Nie zrobił nic głupiego. Po prostu nikt mu nie powiedział, że te dwie sprawy — wystawianie i odbieranie — mają dwie różne daty.

Kalendarz, który warto mieć na ścianie

DataCo się stało / stanie
1 lutego 2026„udostępnienie KSeF 2.0" — dla dużych firm i dla wszystkich odbierających faktury
1 kwietnia 2026„KSeF obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorstw"
31 grudnia 2026ostatni dzień, w którym działa limit 10 000 zł miesięcznie
1 stycznia 2027„KSeF obowiązkowy dla wszystkich" — także dla wcześniej zwolnionych

Od dzisiaj do tej ostatniej daty zostały cztery miesiące. To nie jest dużo, jeżeli po drodze jest sezon opon.

Uwaga na miesiąc, w którym przekroczysz limit

To jest pułapka, w którą wpada się bez ostrzeżenia. Limit liczy się miesięcznie, nie rocznie. Wystarczy jedna droga naprawa — wymiana skrzyni, poważny wypadek, flota, która nagle zleca pięć aut naraz — i miesiąc, który zwykle zamykał się na ośmiu tysiącach, robi jedenaście.

Wtedy, cytując Ministerstwo:

„Jeśli jednak wartość ta zostanie przekroczona, podatnik musi wystawiać faktury w KSeF – począwszy od faktury, która przekroczył limit"

Czyli nie od następnego miesiąca. Od tej konkretnej faktury. Jeżeli w tym momencie nie masz dostępu do KSeF, nie masz uprawnień nadanych, nie wiesz, gdzie się kliknie — stoisz z gotowym autem i klientem przy ladzie.

Dlatego zdanie „mam limit, więc się nie przejmuję" jest ryzykowne nawet dziś. Limit chroni Cię w typowym miesiącu. Nie chroni Cię w tym jednym nietypowym.

Druga rzecz, którą zauważyli wszyscy klienci: badanie techniczne po nowemu

Od 19 września 2025 r. obowiązują nowe stawki. Ministerstwo Infrastruktury napisało to bez owijania:

„Opłata za badanie techniczne samochodu osobowego (które jest najczęściej wykonywane) wzrośnie o 51 zł i wyniesie 149 zł."

98 zł trzymało się od 2004 roku. Dwadzieścia jeden lat. Skok o połowę w jednym kroku jest odczuwalny dla każdego kierowcy i — co ważniejsze dla Ciebie — jest tematem rozmowy przy ladzie. Klient, który przyjeżdża zdziwiony ceną, to klient, który akurat teraz o samochodzie myśli.

Terminy badań to lista klientów, której nikt nie czyta

Dla samochodu osobowego rytm jest przewidywalny: pierwsze badanie okresowe przed upływem 3 lat od pierwszej rejestracji, kolejne po 2 latach, a potem co roku (art. 81 ustawy Prawo o ruchu drogowym). Ministerstwo Infrastruktury opisuje badania okresowe jako „wykonywane w określonych interwałach czasowych, w zależności od rodzaju pojazdu".

Zwróć uwagę na to, co z tego wynika. Auto, które przekroczyło pięć lat, wraca co dwanaście miesięcy. Każdy taki samochód, który był u Ciebie, ma w Twoich papierach numer rejestracyjny i datę. Te dwie informacje mówią dokładnie, w którym miesiącu ten człowiek znowu będzie czegoś potrzebował.

Większość warsztatów w Polsce ten zeszyt ma i do niego nie zagląda. Klient jedzie tam, gdzie ktoś się pierwszy przypomniał.

Trzy rzeczy do zrobienia w tym tygodniu

  1. Zaloguj się do KSeF i zobacz, co tam na Ciebie czeka. Nie po to, żeby cokolwiek wystawiać — po to, żeby zobaczyć faktury zakupowe, które przyszły od lutego. Jeżeli nie masz nadanych uprawnień, to jest właśnie ta jedna rzecz, którą trzeba załatwić z księgową, zanim zrobi się grudzień.
  2. Sprawdź, ile wynosi Twoja sprzedaż na fakturach w najlepszym miesiącu tego roku, a nie w przeciętnym. Jeżeli najlepszy miesiąc otarł się o 10 000 zł, traktuj się już dziś jak firmę objętą obowiązkiem.
  3. Wypisz auta, którym badanie kończy się w ciągu najbliższych trzech miesięcy. Choćby na kartce. To najprostsza praca, jaką w tym roku wykonasz, bo ci klienci już u Ciebie byli.

Mekavo trzyma te dwie rzeczy razem: zlecenia z numerem rejestracyjnym i historią z jednej strony, wynikające z nich terminy z drugiej. KSeF to sprawa Twoja i Twojego biura rachunkowego — nie jesteśmy pośrednikiem w wysyłce faktur do KSeF i nie będziemy tego udawać.

Jeżeli chcesz zobaczyć, jak to wygląda na Twoich autach, zacznij od Mekavo dla warsztatów w Polsce.

Źródła

W tym artykule cytujemy wyłącznie oficjalne źródła polskiej administracji.

Tekst ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową — swoją sytuację omów z księgową lub doradcą podatkowym.