Personvernerklæring for bilpark

Hvordan vi håndterer dine bilpark-, sjåfør- og kjøretøydata

Sist oppdatert: 12. april 2026

Denne personvernerklæringen for bilpark forklarer hvordan MEKAVO LTD («Mekavo», «vi», «oss») samler inn, bruker og beskytter data i forbindelse med Mekavo-plattformen for bilparkadministrasjon.

Denne erklæringen gjelder spesifikt bilparkoperatører, deres organisasjoner, teammedlemmer (forvaltere og sjåfører), og kjøretøy- og inspeksjonsdataene som behandles gjennom Tjenesten.

1. Hvem vi er

MEKAVO LTD er et selskap registrert i England og Wales (nr. 16477044), med registrert kontor i 76 Letchworth Road, Leicester, LE3 6FH, Storbritannia.

For bilparkdata opptrer vi som databehandler på vegne av bilparkoperatøren (den behandlingsansvarlige). For kontoregistrerings- og faktureringsdata opptrer vi som behandlingsansvarlig.

2. Roller for behandlingsansvarlig og databehandler

Under GDPR er rollene som følger:

  • Bilparkoperatør (din organisasjon) — Behandlingsansvarlig for sjåførenes personopplysninger, kjøretøydata, inspeksjonsopptegnelser og feilrapporter innenfor organisasjonen din
  • Mekavo — Databehandler, som behandler data på dine vegne for å levere Tjenesten
  • Mekavo — Behandlingsansvarlig for kontoregistreringsdata, faktureringsinformasjon og nettstedsanalyser

Som bilparkoperatør er du ansvarlig for å sikre at du har et lovlig grunnlag for å behandle sjåførenes data og for å informere dem deretter.

3. Hvilke data vi samler inn

Vi samler inn følgende kategorier av data:

Organisasjonsdata: Organisasjonsnavn, adresse, bransje, registreringsnummer, faktureringsdetaljer

Brukerkontodata: Navn, e-post, telefonnummer, passord (hashet), rolle innenfor organisasjonen

Kjøretøydata: Registrerings-/skiltnummer, merke, modell, VIN, kilometerstand, datoer for periodisk kjøretøykontroll (som gjeldende i landet ditt), dokumenter, bilder

Inspeksjonsdata: Inspeksjonstype, sjekklistesvar (bestått/ikke bestått), bilder, notater, GPS-lokasjon (hvis aktivert), tidsstempler, inspektøridentitet

Feildata: Beskrivelse, alvorlighetsgrad, bilder, rapportøridentitet, tidsstempler, løsningsstatus og historikk

Faktureringsdata: Stripe kunde-ID, abonnementsplan, betalingshistorikk (vi lagrer ikke kortdetaljer — Stripe håndterer dette)

Bruksdata: Innloggingstidsstempler, funksjonsbruk, enhetstype, IP-adresse, nettleserinformasjon

Dashcam-video: Video av veien som er tatt opp mens et skift kjører, plus registreringsskilt lest fra den, kjørefeltposisjon og følgeavstand. Alt dette beregnes på telefonen selv

Kabinlyd: Lyd som er tatt opp sammen med dashcam-video slik at et klipp er en fullstendig redegjørelse for hva som skjedde. Tatt opp som standard; kan slås av når som helst i dashcam-innstillinger

Plassering under et skift: Presis plassering, også mens appen er i bakgrunnen, brukt til å registrere ruten for et skift og å plassere en hendelse. Tatt opp bare mens et skift er åpent

4. Hvordan vi bruker dataene dine

Vi behandler dataene dine for disse formålene:

  • Levere bilparkadministrasjonstjenesten (inspeksjoner, feil, kjøretøy, team)
  • Sende påminnelser (EU-kontroll, forsikring, avgift, servicedatoer) via e-post eller SMS
  • Behandle betalinger og administrere abonnementer
  • Generere etterlevelsesrapporter og dashbord
  • Forbedre Tjenesten basert på bruksmønstre
  • Kommunisere tjenesteoppdateringer og sikkerhetsvarsler
  • Overholde rettslige forpliktelser

Vi selger ikke dataene dine. Vi bruker ikke sjåførenes inspeksjonsdata til reklame- eller markedsføringsformål.

5. Sjåførdata

Når sjåfører inviteres til en bilparkorganisasjon, samler vi inn og behandler:

  • Navn og e-postadresse (oppgitt av organisasjonens eier eller sjåføren selv)
  • Telefonnummer (valgfritt, for SMS-påminnelser)
  • Inspeksjonsopptegnelser utført av sjåføren (tidsstemplet, tilskrevet)
  • Feilrapporter sendt inn av sjåføren (tidsstemplet, tilskrevet)
  • Innloggingsaktivitet og enhetsinformasjon

Organisasjonens eiere og forvaltere kan se sjåførenes inspeksjons- og feilopptegnelser. Sjåfører kan se sine egne opptegnelser og tildelte kjøretøy.

Sjåførrettigheter: Sjåfører kan be om innsyn i dataene sine, korrigering av unøyaktigheter eller sletting av kontoen sin. Hvis en sjåfør forlater en organisasjon, vedvarer den personlige kontoen, men tilgang til organisasjonsdata oppheves. Inspeksjons- og feilopptegnelser opprettet innenfor organisasjonen kan beholdes av organisasjonen for etterlevelsesformål.

6. Inspeksjons- og feildata

Inspeksjons- og feilopptegnelser er kjernen i Tjenesten. Disse dataene:

  • Lagres sikkert og knyttes til organisasjonen, kjøretøyet og brukeren som opprettet dem
  • Kan inkludere fotografier, GPS-koordinater, tidsstempler og fritekstnotater
  • Er tilgjengelige for autoriserte organisasjonsmedlemmer i henhold til rollen deres
  • Kan eksporteres av organisasjonens eiere for revisjons- og etterlevelsesformål
  • Beholdes i henhold til organisasjonens innstillinger eller gjeldende regulatoriske krav

7. Deling av data

Vi deler data bare under disse omstendighetene:

  • Innenfor organisasjonen din — teammedlemmer ser data i henhold til rolletillatelsene sine
  • Stripe — for betalingsbehandling (PCI DSS-samsvarende)
  • Kjøretøydataleverandører — når du ber om kjøretøyoppslag (kun registreringsnummer)
  • SMS-leverandører — telefonnumre for levering av påminnelser
  • Politi og påtalemyndighet — når det kreves av lov eller rettskjennelse

Vi deler ikke bilparkdataene dine med andre organisasjoner, annonsører eller datameglere.

8. Lagring av data

Vi lagrer data som følger:

  • Aktive kontoer — data beholdt mens kontoen/organisasjonen er aktiv
  • Slettede kontoer — personopplysninger slettet innen 90 dager etter sletteforespørsel
  • Inspeksjonsopptegnelser — beholdt i den varigheten organisasjonen angir eller minimum oppbevaringsperiode påkrevd av gjeldende tilsynsmyndighet i landet ditt
  • Faktureringsopptegnelser — beholdt i den perioden som kreves av gjeldende skattelov i din jurisdiksjon (vanligvis 5–10 år)
  • Serverlogger — slettet etter 90 dager

9. Dine rettigheter

Under GDPR har du rett til å:

  • Innsyn — be om en kopi av dine personopplysninger
  • Retting — korrigere unøyaktige data
  • Sletting — be om sletting av dataene dine (med forbehold om rettslige oppbevaringskrav)
  • Dataportabilitet — motta dataene dine i et strukturert format
  • Begrensning — begrense hvordan vi behandler dataene dine
  • Innsigelse — protestere mot behandling basert på berettiget interesse

For å utøve disse rettighetene, kontakt oss på [email protected]. Vi svarer innen 30 dager.

Innbyggere i California har ytterligere rettigheter under CCPA, inkludert retten til å vite hvilke data vi samler inn, retten til å slette dem, og retten til å reservere seg mot datasalg (vi selger ikke data). For å utøve CCPA-rettigheter, kontakt oss på adressen nedenfor.

10. Sikkerhet

Vi gjennomfører hensiktsmessige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dataene dine:

  • Alle data kryptert under overføring (TLS/HTTPS) og i ro
  • Passord hashet med bcrypt
  • Tilgangskontroller basert på brukerroller
  • Regelmessige sikkerhetsoppdateringer og overvåking
  • Infrastruktur hostet hos sikre skyleverandører med ISO 27001-sertifisering
  • Stripe PCI DSS Level 1-samsvarende betalingsbehandling

11. Internasjonale overføringer

Dataene dine behandles og lagres primært innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS). Der data overføres utenfor EØS, sørger vi for at hensiktsmessige sikkerhetstiltak er på plass (standard kontraktsbestemmelser eller tilstrekkelighetsbeslutninger).

12. Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen fra tid til annen. Vi vil varsle organisasjonens eiere om vesentlige endringer via e-post. «Sist oppdatert»-datoen øverst vil alltid gjenspeile gjeldende versjon.

13. Dashcam-, kamera- og lydopptak

Dine dashcam-opptak forblir på sjåførens telefon. Mekavo spiller inn på telefonens eget lager, og leser registreringsskilt, kjørefeltposisjon og følgeavstand på enheten selv. Opptak blir ikke stremet til oss og blir ikke lastet opp i bakgrunnen.

Ingenting forlater telefonen av seg selv. Automatisk sikkerhetskopi av hendelsesopptak er slått av med mindre en sjåfør slår det på. Bortsett fra det, når et klipp oss bare når en sjåfør velger å sende det — for eksempel for å bevare bevis for en hendelse, eller for å dele det med sin flottoperatør.

Kabinlyd blir tatt opp sammen med videoen, fordi et klipp uten lyd er bare halve redegjørelsen for hva som skjedde. En sjåfør kan slå det av i dashcam-innstillinger, og mikrofonen brukes bare mens dashcam-en spiller inn.

Hvis en sjåfør sender et klipp, blir det lagret under en unik tilfeldig adresse som vi ikke publiserer eller indekserer, og det er oppført bare innenfor organisasjonens poster. Klipp blir beholdt i 90 dager på en gratis plan og 365 dager på en betalt plan; opptak som en sjåfør forsegles som bevis blir beholdt i cirka to år; en delingslenke utløper etter 90 dager.

Sletting av opptak. En sjåfør kan slette et klipp fra telefonen sin når som helst, og sletting av det i appen fjerner det fra vårt lager også. Sletting av kontoen fjerner opptakene med den, som beskrevet i del 8.

14. Kontakt oss

For personvernrelaterte henvendelser:

MEKAVO LTD
Organisasjonsnr. 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FH
Storbritannia

E-post: [email protected]