Ajoneuvokaluston tietosuojakäytäntö

Viimeksi päivitetty: 26. maaliskuuta 2026

Tämä ajoneuvokaluston tietosuojakäytäntö selittää, miten USK DIGITAL LTD ("Mekavo", "me") kerää, käyttää ja suojaa tietoja Mekavon ajoneuvokalustonhallintaplatformin yhteydessä.

Tämä käytäntö koskee erityisesti kaluston haltijia, heidän organisaatioitaan, tiimin jäseniä (johtajia ja kuljettajia) sekä palvelun kautta käsiteltyjä ajoneuvo- ja tarkastustietoja.

1. Keitä olemme

USK DIGITAL LTD on Englantiin ja Walesiin rekisteröity yhtiö (nro 16477044), jonka rekisteröity toimipaikka on 76 Letchworth Road, Leicester, LE3 6FH, Yhdistynyt kuningaskunta.

Kaluston tietojen osalta toimimme henkilötietojen käsittelijänä kaluston haltijan (the rekisterinpitäjän) puolesta. Tilin rekisteröinti- ja laskutustietojen osalta toimimme rekisterinpitäjänä.

2. Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän roolit

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti roolit ovat seuraavat:

• Kaluston haltija (organisaationne) — Rekisterinpitäjä kuljettajien henkilötiedoille, ajoneuvotiedoille, tarkastuskirjauksille ja vikailmoituksille organisaatiossanne
• Mekavo — Henkilötietojen käsittelijä, joka käsittelee tietoja puolestanne palvelun tarjoamiseksi
• Mekavo — Rekisterinpitäjä tilin rekisteröintitiedoille, laskutustiedoille ja verkkosivuanalytiikalle

Kaluston haltijana olette vastuussa siitä, että teillä on lainmukainen peruste kuljettajienne tietojen käsittelylle ja heidän asianmukaisesta informoinnistaan.

3. Mitä tietoja keräämme

Keräämme seuraavat tietoluokat:

Organisaatiotiedot: Organisaation nimi, osoite, toimiala, rekisterinumero, laskutustiedot

Käyttäjätilitiedot: Nimi, sähköposti, puhelinnumero, salasana (tiivistetty), rooli organisaatiossa

Vehicle data: Registration/plate number, make, model, VIN, mileage, periodic inspection dates (as applicable in your country), documents, photos

Tarkastustiedot: Tarkastustyyppi, tarkistuslistavastaukset (hyväksytty/hylätty), valokuvat, muistiinpanot, GPS-sijainti (jos käytössä), aikaleimat, tarkastajan henkilöllisyys

Vikatiedot: Kuvaus, vakavuusaste, valokuvat, ilmoittajan henkilöllisyys, aikaleimat, ratkaisutila ja -historia

Laskutustiedot: Stripe-asiakastunnus, tilaussuunnitelma, maksuhistoria (emme tallenna korttitietoja — Stripe hoitaa tämän)

Käyttötiedot: Kirjautumisaikaleimat, ominaisuuksien käyttö, laitetyyppi, IP-osoite, selaintiedot

4. Miten käytämme tietojanne

Käsittelemme tietojanne seuraaviin tarkoituksiin:

• Ajoneuvokalustonhallintapalvelun tarjoaminen (tarkastukset, viat, ajoneuvot, tiimit)
• Muistutusten lähettäminen (katsastus, vakuutus, vero, huoltopäivämäärät) sähköpostitse tai tekstiviestillä
• Maksujen käsittely ja tilausten hallinta
• Vaatimustenmukaisuusraporttien ja koontinäyttöjen luominen
• Palvelun parantaminen käyttömallien perusteella
• Palvelupäivitysten ja turvallisuustiedotteiden viestintä
• Lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen

Emme myy tietojanne. Emme käytä kuljettajien tarkastustietoja mainonta- tai markkinointitarkoituksiin.

5. Kuljettajatiedot

Kun kuljettajat kutsutaan kalustoorganisaatioon, keräämme ja käsittelemme:

• Nimi ja sähköpostiosoite (organisaation omistajan tai kuljettajan itsensä toimittama)
• Puhelinnumero (valinnainen, tekstiviestimuistutuksiin)
• Kuljettajan suorittamat tarkastuskirjaukset (aikaleimalla ja määrityksellä)
• Kuljettajan toimittamat vikailmoitukset (aikaleimalla ja määrityksellä)
• Kirjautumistoiminta ja laitetiedot

Organisaation omistajat ja johtajat voivat tarkastella kuljettajien tarkastus- ja vikakirjauksia. Kuljettajat voivat tarkastella omia kirjauksiaan ja heille osoitettuja ajoneuvoja.

Kuljettajien oikeudet: Kuljettajat voivat pyytää pääsyä tietoihinsa, virheellisten tietojen korjaamista tai tilinsä poistamista. Jos kuljettaja poistuu organisaatiosta, hänen henkilökohtainen tilinsä säilyy, mutta organisaatiotietojen käyttöoikeus peruutetaan. Organisaation sisällä luotuja tarkastus- ja vikakirjauksia voidaan säilyttää organisaation toimesta vaatimustenmukaisuustarkoituksiin. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalain mukaisesti kuljettajilla on oikeus tietojensa tarkastamiseen, oikaisemiseen, poistamiseen, siirtämiseen, käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen.

6. Tarkastus- ja vikahavainnot

Tarkastus- ja vikakirjaukset ovat keskeisiä palvelulle. Nämä tiedot:

• Tallennetaan turvallisesti ja liitetään organisaatioon, ajoneuvoon ja niiden luoneeseen käyttäjään
• Voivat sisältää valokuvia, GPS-koordinaatteja, aikaleimat ja vapaamuotoisia muistiinpanoja
• Ovat valtuutettujen organisaation jäsenten saatavilla heidän roolinsa mukaisesti
• Organisaation omistajat voivat viedä ne tarkastus- ja vaatimustenmukaisuustarkoituksiin
• Säilytetään organisaation asetusten tai sovellettavien säädösvaatimusten mukaisesti

7. Tietojen jakaminen

Jaamme tietoja vain seuraavissa olosuhteissa:

• Organisaationne sisällä — tiimin jäsenet näkevät tietoja roolioikeuksiensa mukaisesti
• Stripe — maksukäsittelyyn (PCI DSS -yhteensopiva)
• Ajoneuvotietojen tarjoajat — kun pyydätte ajoneuvohakuja (vain rekisteritunnus)
• Tekstiviestipalveluntarjoajat — puhelinnumerot muistutusviestien toimittamiseen
• Lainvalvontaviranomaiset — lain tai tuomioistuimen määräyksen niin vaatiessa

Emme jaa kaluston tietojanne muille organisaatioille, mainostajille tai tietovälittäjille.

8. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme tietoja seuraavasti:

• Active accounts — data retained while the account/organisation is active
• Deleted accounts — personal data deleted within 90 days of deletion request
• Inspection records — retained for the duration set by the organisation or the minimum retention period required by the applicable regulator in your country
• Billing records — retained for the period required by applicable tax law in your jurisdiction (commonly 5–10 years)
• Server logs — deleted after 90 days

9. Oikeutenne

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti teillä on oikeus:

• Tarkastusoikeus — pyytää kopio henkilötiedoistanne
• Oikaiseminen — korjata virheellisiä tietoja
• Poistaminen — pyytää tietojenne poistamista (lakisääteisten säilytysvaatimusten puitteissa)
• Siirrettävyys — saada tietonne jäsennellyssä muodossa
• Rajoittaminen — rajoittaa tietojenne käsittelyä
• Vastustaminen — vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä

Käyttääksenne näitä oikeuksia ottakaa meihin yhteyttä osoitteessa [email protected]. Vastaamme 30 päivän kuluessa.

California residents have additional rights under the CCPA. Contact us at the address below.

10. Tietoturva

Toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet tietojenne suojaamiseksi:

• Kaikki tiedot salattu siirron aikana (TLS/HTTPS) ja tallennettuna
• Salasanat tiivistetty bcrypt-algoritmilla
• Käyttöoikeuksien hallinta käyttäjäroolien perusteella
• Säännölliset tietoturvapäivitykset ja -seuranta
• Infrastruktuuri isännöity turvallisilla ISO 27001 -sertifioiduilla pilvipalvelujen tarjoajilla
• Stripe PCI DSS -tason 1 mukainen maksukäsittely

11. Kansainväliset siirrot

Tietojanne käsitellään ja tallennetaan ensisijaisesti Euroopan talousalueella (ETA). Kun tietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, varmistamme asianmukaisten suojatoimien olemassaolon (vakiosopimuslausekkeet tai EU-komission riittävyyttä koskevat päätökset).

12. Muutokset tähän käytäntöön

Saatamme päivittää tätä käytäntöä ajoittain. Ilmoitamme organisaation omistajille olennaisista muutoksista sähköpostitse. Sivun yläosassa oleva "Viimeksi päivitetty" -päivämäärä kuvastaa aina voimassa olevaa versiota.

13. Ota yhteyttä

Tietosuojaan liittyvissä tiedusteluissa:

USK DIGITAL LTD
Yritys nro: 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FH
Yhdistynyt kuningaskunta

Sähköposti: [email protected]