Ajoneuvokaluston tietosuojakäytäntö

Viimeksi päivitetty: 26. maaliskuuta 2026

Tämä ajoneuvokaluston tietosuojakäytäntö selittää, miten MEKAVO LTD ("Mekavo", "me") kerää, käyttää ja suojaa tietoja Mekavon ajoneuvokalustonhallintaplatformin yhteydessä.

Tämä käytäntö koskee erityisesti kaluston haltijia, heidän organisaatioitaan, tiimin jäseniä (johtajia ja kuljettajia) sekä palvelun kautta käsiteltyjä ajoneuvo- ja tarkastustietoja.

1. Keitä olemme

MEKAVO LTD on Englantiin ja Walesiin rekisteröity yhtiö (nro 16477044), jonka rekisteröity toimipaikka on 76 Letchworth Road, Leicester, LE3 6FH, Yhdistynyt kuningaskunta.

Kaluston tietojen osalta toimimme henkilötietojen käsittelijänä kaluston haltijan (the rekisterinpitäjän) puolesta. Tilin rekisteröinti- ja laskutustietojen osalta toimimme rekisterinpitäjänä.

2. Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän roolit

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti roolit ovat seuraavat:

• Kaluston haltija (organisaationne) — Rekisterinpitäjä kuljettajien henkilötiedoille, ajoneuvotiedoille, tarkastuskirjauksille ja vikailmoituksille organisaatiossanne
• Mekavo — Henkilötietojen käsittelijä, joka käsittelee tietoja puolestanne palvelun tarjoamiseksi
• Mekavo — Rekisterinpitäjä tilin rekisteröintitiedoille, laskutustiedoille ja verkkosivuanalytiikalle

Kaluston haltijana olette vastuussa siitä, että teillä on lainmukainen peruste kuljettajienne tietojen käsittelylle ja heidän asianmukaisesta informoinnistaan.

3. Mitä tietoja keräämme

Keräämme seuraavat tietoluokat:

Organisaatiotiedot: Organisaation nimi, osoite, toimiala, rekisterinumero, laskutustiedot

Käyttäjätilitiedot: Nimi, sähköposti, puhelinnumero, salasana (tiivistetty), rooli organisaatiossa

Ajoneuvotiedot: rekisterinumero/kilpi, merkki, malli, valmistenumero, kilometrilukema, määräaikaistarkastuspäivät (sovellettavissa maassasi), asiakirjat, valokuvat

Tarkastustiedot: Tarkastustyyppi, tarkistuslistavastaukset (hyväksytty/hylätty), valokuvat, muistiinpanot, GPS-sijainti (jos käytössä), aikaleimat, tarkastajan henkilöllisyys

Vikatiedot: Kuvaus, vakavuusaste, valokuvat, ilmoittajan henkilöllisyys, aikaleimat, ratkaisutila ja -historia

Laskutustiedot: Stripe-asiakastunnus, tilaussuunnitelma, maksuhistoria (emme tallenna korttitietoja — Stripe hoitaa tämän)

Käyttötiedot: Kirjautumisaikaleimat, ominaisuuksien käyttö, laitetyyppi, IP-osoite, selaintiedot

Dashcam-video: Tien suuntaan kuvattu video, joka tallennetaan vuoron aikana, sekä siitä luetut rekisterikilvet, kaistan sijainti ja turvaväli. Kaikki tämä lasketaan puhelimella itsellään

Ohjaamon ääni: Dashcam-videon kanssa tallennettu ääni, joten videoleike on täydellinen kuvaus tapahtuneesta. Tallennetaan oletuksena; voidaan poistaa käytöstä milloin tahansa dashcam-asetuksissa

Sijainti vuoron aikana: Tarkka sijainti, myös kun sovellus on taustalla, jota käytetään vuoron reitin tallentamiseen ja tapahtuman paikantamiseen. Tallennetaan vain kun vuoro on avoinna

4. Miten käytämme tietojanne

Käsittelemme tietojanne seuraaviin tarkoituksiin:

• Ajoneuvokalustonhallintapalvelun tarjoaminen (tarkastukset, viat, ajoneuvot, tiimit)
• Muistutusten lähettäminen (katsastus, vakuutus, vero, huoltopäivämäärät) sähköpostitse tai tekstiviestillä
• Maksujen käsittely ja tilausten hallinta
• Vaatimustenmukaisuusraporttien ja koontinäyttöjen luominen
• Palvelun parantaminen käyttömallien perusteella
• Palvelupäivitysten ja turvallisuustiedotteiden viestintä
• Lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen

Emme myy tietojanne. Emme käytä kuljettajien tarkastustietoja mainonta- tai markkinointitarkoituksiin.

5. Kuljettajatiedot

Kun kuljettajat kutsutaan kalustoorganisaatioon, keräämme ja käsittelemme:

• Nimi ja sähköpostiosoite (organisaation omistajan tai kuljettajan itsensä toimittama)
• Puhelinnumero (valinnainen, tekstiviestimuistutuksiin)
• Kuljettajan suorittamat tarkastuskirjaukset (aikaleimalla ja määrityksellä)
• Kuljettajan toimittamat vikailmoitukset (aikaleimalla ja määrityksellä)
• Kirjautumistoiminta ja laitetiedot

Organisaation omistajat ja johtajat voivat tarkastella kuljettajien tarkastus- ja vikakirjauksia. Kuljettajat voivat tarkastella omia kirjauksiaan ja heille osoitettuja ajoneuvoja.

Kuljettajien oikeudet: Kuljettajat voivat pyytää pääsyä tietoihinsa, virheellisten tietojen korjaamista tai tilinsä poistamista. Jos kuljettaja poistuu organisaatiosta, hänen henkilökohtainen tilinsä säilyy, mutta organisaatiotietojen käyttöoikeus peruutetaan. Organisaation sisällä luotuja tarkastus- ja vikakirjauksia voidaan säilyttää organisaation toimesta vaatimustenmukaisuustarkoituksiin. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalain mukaisesti kuljettajilla on oikeus tietojensa tarkastamiseen, oikaisemiseen, poistamiseen, siirtämiseen, käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen.

6. Tarkastus- ja vikahavainnot

Tarkastus- ja vikakirjaukset ovat keskeisiä palvelulle. Nämä tiedot:

• Tallennetaan turvallisesti ja liitetään organisaatioon, ajoneuvoon ja niiden luoneeseen käyttäjään
• Voivat sisältää valokuvia, GPS-koordinaatteja, aikaleimat ja vapaamuotoisia muistiinpanoja
• Ovat valtuutettujen organisaation jäsenten saatavilla heidän roolinsa mukaisesti
• Organisaation omistajat voivat viedä ne tarkastus- ja vaatimustenmukaisuustarkoituksiin
• Säilytetään organisaation asetusten tai sovellettavien säädösvaatimusten mukaisesti

7. Tietojen jakaminen

Jaamme tietoja vain seuraavissa olosuhteissa:

• Organisaationne sisällä — tiimin jäsenet näkevät tietoja roolioikeuksiensa mukaisesti
• Stripe — maksukäsittelyyn (PCI DSS -yhteensopiva)
• Ajoneuvotietojen tarjoajat — kun pyydätte ajoneuvohakuja (vain rekisteritunnus)
• Tekstiviestipalveluntarjoajat — puhelinnumerot muistutusviestien toimittamiseen
• Lainvalvontaviranomaiset — lain tai tuomioistuimen määräyksen niin vaatiessa

Emme jaa kaluston tietojanne muille organisaatioille, mainostajille tai tietovälittäjille.

8. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme tietoja seuraavasti:

• Aktiiviset tilit — tiedot säilytetään tilin/organisaation ollessa aktiivinen
• Poistetut tilit — henkilötiedot poistetaan 90 päivän kuluessa poistopyynnöstä
• Tarkastustiedot — säilytetään organisaation asettaman ajan tai sovellettavan sääntelyviranomaisen vaatiman vähimmäissäilytysajan
• Laskutustiedot — säilytetään sovellettavan verolainsäädännön vaatiman ajan (yleensä 5–10 vuotta)
• Palvelinlokit — poistetaan 90 päivän jälkeen

9. Oikeutenne

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti teillä on oikeus:

• Tarkastusoikeus — pyytää kopio henkilötiedoistanne
• Oikaiseminen — korjata virheellisiä tietoja
• Poistaminen — pyytää tietojenne poistamista (lakisääteisten säilytysvaatimusten puitteissa)
• Siirrettävyys — saada tietonne jäsennellyssä muodossa
• Rajoittaminen — rajoittaa tietojenne käsittelyä
• Vastustaminen — vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä

Käyttääksenne näitä oikeuksia ottakaa meihin yhteyttä osoitteessa [email protected]. Vastaamme 30 päivän kuluessa.

California residents have additional rights under the CCPA. Contact us at the address below.

10. Tietoturva

Toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet tietojenne suojaamiseksi:

• Kaikki tiedot salattu siirron aikana (TLS/HTTPS) ja tallennettuna
• Salasanat tiivistetty bcrypt-algoritmilla
• Käyttöoikeuksien hallinta käyttäjäroolien perusteella
• Säännölliset tietoturvapäivitykset ja -seuranta
• Infrastruktuuri isännöity turvallisilla ISO 27001 -sertifioiduilla pilvipalvelujen tarjoajilla
• Stripe PCI DSS -tason 1 mukainen maksukäsittely

11. Kansainväliset siirrot

Tietojanne käsitellään ja tallennetaan ensisijaisesti Euroopan talousalueella (ETA). Kun tietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, varmistamme asianmukaisten suojatoimien olemassaolon (vakiosopimuslausekkeet tai EU-komission riittävyyttä koskevat päätökset).

12. Muutokset tähän käytäntöön

Saatamme päivittää tätä käytäntöä ajoittain. Ilmoitamme organisaation omistajille olennaisista muutoksista sähköpostitse. Sivun yläosassa oleva "Viimeksi päivitetty" -päivämäärä kuvastaa aina voimassa olevaa versiota.

13. Dashcam-, kamera- ja äänitallennus

Dashcam-tallenteet pysyvät kuljettajan puhelimella. Mekavo tallentaa puhelimen omaan tallennustilaan ja lukee rekisterikilvet, kaistan sijainnin ja turvavälin laitteella itsellään. Videomateriaalia ei lähetetä meille eikä se lataudu taustalla.

Mikään ei poistu puhelimelta itsestään. Tapahtumavideoiden automaattinen varmuuskopiointi on poistettu käytöstä, ellei kuljettaja ota sitä käyttöön. Tämän lisäksi videoleike saapuu meille vain, kun kuljettaja valitsee sen lähettämisen — esimerkiksi tapahtumatodisteeksi tai jakaakseen sen laivaston operaattorille.

Ohjaamon ääni tallennetaan videon kanssa, koska videoleike ilman ääntä on vain puolikas kuvaus tapahtuneesta. Kuljettaja voi poistaa sen käytöstä dashcam-asetuksissa, ja mikrofonia käytetään vain dashcam-tallennuksen aikana.

Jos kuljettaja lähettää videon, se tallennetaan ainutlaatuiseen satunnaiseen osoitteeseen, jota emme julkaise tai indeksoi, ja se näkyy vain organisaation tietueiden sisällä. Videoleikkeet säilytetään 90 päivää ilmaisessa suunnitelmassa ja 365 päivää maksullisessa suunnitelmassa; todisteeksi merkityt videot säilytetään noin kahden vuoden ajan; jakolinkki vanhenee 90 päivän jälkeen.

Tallennuksen poistaminen. Kuljettaja voi poistaa videon puhelimeltaan milloin tahansa, ja sen poistaminen sovelluksessa poistaa sen myös meidän tallennustilastamme. Tilin poistaminen poistaa tallenteet sen kanssa, kuten kuvataan osiossa 8.

14. Ota yhteyttä

Tietosuojaan liittyvissä tiedusteluissa:

MEKAVO LTD
Yritys nro: 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FH
Yhdistynyt kuningaskunta

Sähköposti: [email protected]