Polityka prywatności Fleet

Ostatnia aktualizacja: 12 kwietnia 2026

Niniejsza Polityka prywatności Fleet wyjaśnia, jak MEKAVO LTD („Mekavo”, „my”, „nas”) zbiera, wykorzystuje i chroni dane w związku z platformą zarządzania flotą Mekavo.

Niniejsza polityka dotyczy w szczególności operatorów flot, ich organizacji, członków zespołu (menedżerów i kierowców) oraz danych pojazdów i kontroli przetwarzanych za pośrednictwem Usługi.

1. Kim jesteśmy

MEKAVO LTD jest spółką zarejestrowaną w Anglii i Walii (nr 16477044), z siedzibą pod adresem 76 Letchworth Road, Leicester, LE3 6FH, Wielka Brytania.

W odniesieniu do danych floty działamy jako podmiot przetwarzający dane w imieniu operatora floty (administratora danych). W odniesieniu do danych rejestracji konta i rozliczeń działamy jako administrator danych.

2. Role administratora i podmiotu przetwarzającego dane

Zgodnie z RODO role są następujące:

• Operator floty (Twoja organizacja) — Administrator danych dla danych osobowych kierowców, danych pojazdów, rekordów kontroli i zgłoszeń usterek w ramach Twojej organizacji
• Mekavo — Podmiot przetwarzający dane, przetwarzający dane w Twoim imieniu w celu świadczenia Usługi
• Mekavo — Administrator danych dla danych rejestracji konta, informacji rozliczeniowych i analityki strony internetowej

Jako operator floty jesteś odpowiedzialny za zapewnienie, że masz podstawę prawną do przetwarzania danych swoich kierowców, oraz za odpowiednie ich informowanie.

3. Jakie dane zbieramy

Zbieramy następujące kategorie danych:

Dane organizacji: Nazwa organizacji, adres, branża, numer rejestracyjny, dane rozliczeniowe

Dane konta użytkownika: Imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu, hasło (zahaszowane), rola w organizacji

Dane pojazdu: Numer rejestracyjny/tablicy, marka, model, VIN, przebieg, daty okresowej kontroli (zgodnie z przepisami Twojego kraju), dokumenty, zdjęcia

Dane kontroli: Typ kontroli, odpowiedzi z listy kontrolnej (zaliczona/niezaliczona), zdjęcia, notatki, lokalizacja GPS (jeśli włączona), znaczniki czasu, tożsamość kontrolera

Dane usterek: Opis, ważność, zdjęcia, tożsamość zgłaszającego, znaczniki czasu, status rozwiązania i historia

Dane rozliczeniowe: Identyfikator klienta Stripe, plan subskrypcji, historia płatności (nie przechowujemy danych kart — obsługuje to Stripe)

Dane o użytkowaniu: Znaczniki czasu logowania, korzystanie z funkcji, typ urządzenia, adres IP, informacje o przeglądarce

Wideo z kamery samochodowej: Wideo z widokiem na drogę nagrywane podczas trwającej zmiany, wraz z odczytanymi tablicami rejestracyjnymi, pozycją na pasie i dystansem bezpieczeństwa. Wszystko to jest przetwarzane bezpośrednio na telefonie kierowcy

Dźwięk z kabiny: Dźwięk nagrywany razem z wideo z kamery samochodowej, aby nagranie było kompletnym zapisem zdarzenia. Nagrywane domyślnie; można wyłączyć w każdej chwili w ustawieniach kamery samochodowej

Lokalizacja podczas zmiany: Dokładna lokalizacja, w tym gdy aplikacja działa w tle, używana do rejestrowania trasy zmiany i określania miejsca zdarzenia. Nagrywana tylko podczas otwartej zmiany

4. Jak wykorzystujemy Twoje dane

Przetwarzamy Twoje dane w następujących celach:

• Świadczenie usługi zarządzania flotą (kontrole, usterki, pojazdy, zespoły)
• Wysyłanie przypomnień (MOT, ubezpieczenie, podatek, daty serwisowe) e-mailem lub SMS-em
• Przetwarzanie płatności i zarządzanie subskrypcjami
• Generowanie raportów i pulpitów zgodności
• Ulepszanie Usługi na podstawie wzorców użytkowania
• Komunikowanie aktualizacji usługi i powiadomień o bezpieczeństwie
• Wypełnianie obowiązków prawnych

Nie sprzedajemy Twoich danych. Nie wykorzystujemy danych kontroli kierowców do celów reklamowych ani marketingowych.

5. Dane kierowców

Gdy kierowcy są zapraszani do organizacji flotowej, zbieramy i przetwarzamy:

• Imię i nazwisko oraz adres e-mail (podane przez właściciela organizacji lub samego kierowcę)
• Numer telefonu (opcjonalnie, do przypomnień SMS)
• Rekordy kontroli wykonane przez kierowcę (z datą i godziną, przypisane)
• Zgłoszenia usterek przesłane przez kierowcę (z datą i godziną, przypisane)
• Aktywność logowania i informacje o urządzeniu

Właściciele i menedżerowie organizacji mogą przeglądać rekordy kontroli i usterek kierowców. Kierowcy mogą przeglądać własne rekordy i przypisane pojazdy.

Prawa kierowcy: Kierowcy mogą zażądać dostępu do swoich danych, poprawienia nieścisłości lub usunięcia konta. Jeśli kierowca opuszcza organizację, jego osobiste konto pozostaje, ale dostęp do danych organizacji jest cofany. Rekordy kontroli i usterek utworzone w organizacji mogą być zachowane przez organizację na potrzeby zgodności.

6. Dane kontroli i usterek

Rekordy kontroli i usterek są kluczowe dla Usługi. Te dane:

• Są przechowywane bezpiecznie i powiązane z organizacją, pojazdem i użytkownikiem, który je utworzył
• Mogą zawierać zdjęcia, współrzędne GPS, znaczniki czasu i notatki w postaci dowolnego tekstu
• Są dostępne dla upoważnionych członków organizacji zgodnie z ich rolą
• Mogą być eksportowane przez właścicieli organizacji na potrzeby audytu i zgodności
• Są przechowywane zgodnie z ustawieniami organizacji lub obowiązującymi wymogami regulacyjnymi

7. Udostępnianie danych

Udostępniamy dane wyłącznie w następujących okolicznościach:

• W ramach Twojej organizacji — członkowie zespołu widzą dane zgodnie z uprawnieniami swojej roli
• Stripe — do przetwarzania płatności (zgodne z PCI DSS)
• Dostawcy danych pojazdów — gdy żądasz wyszukania pojazdu (tylko numer rejestracyjny)
• Dostawcy SMS — numery telefonów do dostarczania przypomnień
• Organy ścigania — gdy wymaga tego prawo lub nakaz sądowy

Nie udostępniamy danych Twojej floty innym organizacjom, reklamodawcom ani brokerom danych.

8. Przechowywanie danych

Przechowujemy dane w następujący sposób:

• Aktywne konta — dane przechowywane, dopóki konto/organizacja jest aktywne
• Usunięte konta — dane osobowe usuwane w ciągu 90 dni od żądania usunięcia
• Rekordy kontroli — przechowywane przez okres ustalony przez organizację lub minimalny okres przechowywania wymagany przez właściwy organ regulacyjny w Twoim kraju
• Rekordy rozliczeniowe — przechowywane przez okres wymagany przez obowiązujące prawo podatkowe w Twojej jurysdykcji (zwykle 5–10 lat)
• Logi serwera — usuwane po 90 dniach

9. Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz prawo do:

• Dostępu — żądania kopii swoich danych osobowych
• Sprostowania — poprawienia nieprawidłowych danych
• Usunięcia — żądania usunięcia swoich danych (z zastrzeżeniem prawnych wymogów przechowywania)
• Przenoszenia — otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym formacie
• Ograniczenia — ograniczenia sposobu przetwarzania Twoich danych
• Sprzeciwu — sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie

Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected]. Odpowiadamy w ciągu 30 dni.

Mieszkańcy Kalifornii mają dodatkowe prawa na mocy CCPA, w tym prawo do wiedzy, jakie dane zbieramy, prawo do ich usunięcia oraz prawo do rezygnacji ze sprzedaży danych (nie sprzedajemy danych). Aby skorzystać z praw CCPA, skontaktuj się z nami pod poniższym adresem.

10. Bezpieczeństwo

Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane:

• Wszystkie dane szyfrowane podczas przesyłania (TLS/HTTPS) i w spoczynku
• Hasła haszowane przy użyciu bcrypt
• Kontrola dostępu oparta na rolach użytkowników
• Regularne aktualizacje bezpieczeństwa i monitorowanie
• Infrastruktura hostowana u bezpiecznych dostawców chmury z certyfikatem ISO 27001
• Przetwarzanie płatności Stripe zgodne z PCI DSS Level 1

11. Transfery międzynarodowe

Twoje dane są przetwarzane i przechowywane przede wszystkim w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). Tam, gdzie dane są przekazywane poza EOG, zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia (standardowe klauzule umowne lub decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony).

12. Zmiany w niniejszej polityce

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą politykę. O istotnych zmianach powiadomimy właścicieli organizacji e-mailem. Data „Ostatnia aktualizacja” na górze zawsze odzwierciedla bieżącą wersję.

13. Kamera samochodowa, Kamera i Nagrywanie Dźwięku

Nagrania z kamery samochodowej pozostają na telefonie kierowcy. Mekavo zapisuje dane w pamięci telefonu i odczytuje tablice rejestracyjne, pozycję na pasie oraz dystans bezpieczeństwa bezpośrednio na urządzeniu. Materiał nie jest przesyłany do nas i nie jest wgrywany w tle.

Nic nie opuszcza telefonu samodzielnie. Automatyczne kopie zapasowe materiału zawierającego zdarzenia są wyłączone, chyba że kierowca je włączy. Poza tym nagranie trafia do nas tylko wtedy, gdy kierowca zdecyduje się je wysłać — na przykład aby zachować dowód zdarzenia lub udostępnić je operatorowi floty.

Dźwięk z kabiny jest nagrywany razem z wideo, ponieważ nagranie bez dźwięku to tylko połowa dokumentacji zdarzenia. Kierowca może wyłączyć go w ustawieniach kamery samochodowej, a mikrofon jest używany tylko podczas nagrywania.

Jeśli kierowca wyśle nagranie, jest ono przechowywane pod unikalnym, losowym adresem, który nie jest publikowany ani indeksowany, i jest widoczne tylko w rekordach swojej organizacji. Nagrania są przechowywane przez 90 dni w planie darmowym i 365 dni w planie płatnym; materiał zapieczętowany jako dowód jest przechowywany przez około dwa lata; link do udostępnienia wygasa po 90 dniach.

Usuwanie nagrania. Kierowca może usunąć nagranie ze swojego telefonu w każdej chwili, a usunięcie go w aplikacji usuwa je także z naszego magazynu. Usunięcie konta usuwa nagrania razem z nim, jak opisano w sekcji 8.

14. Skontaktuj się z nami

W sprawach związanych z prywatnością:

MEKAVO LTD
Company No. 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FH
United Kingdom

E-mail: [email protected]