Politica de confidențialitate pentru flotă

Ultima actualizare: 12 aprilie 2026

Această Politică de confidențialitate pentru flotă explică modul în care MEKAVO LTD („Mekavo”, „noi”, „pe noi”) colectează, utilizează și protejează datele în legătură cu platforma de gestionare a flotelor Mekavo.

Această politică se aplică în mod specific operatorilor de flote, organizațiilor lor, membrilor echipei (manageri și șoferi) și datelor despre vehicule și inspecții prelucrate prin Serviciu.

1. Cine suntem

MEKAVO LTD este o companie înregistrată în Anglia și Țara Galilor (nr. 16477044), cu sediul social la 76 Letchworth Road, Leicester, LE3 6FH, Regatul Unit.

Pentru datele flotei, acționăm ca persoană împuternicită de operator în numele operatorului flotei (operatorul de date). Pentru datele de înregistrare a contului și de facturare, acționăm ca operator de date.

2. Rolurile de operator și de persoană împuternicită

Conform GDPR, rolurile sunt următoarele:

• Operatorul flotei (organizația ta) — Operator de date pentru datele cu caracter personal ale șoferilor, datele vehiculelor, înregistrările de inspecție și rapoartele de defecte din cadrul organizației tale
• Mekavo — Persoană împuternicită de operator, prelucrând datele în numele tău pentru a furniza Serviciul
• Mekavo — Operator de date pentru datele de înregistrare a contului, informațiile de facturare și analiza website-ului

În calitate de operator de flotă, ești responsabil pentru a te asigura că ai un temei legal pentru prelucrarea datelor șoferilor tăi și pentru a-i informa în consecință.

3. Ce date colectăm

Colectăm următoarele categorii de date:

Datele organizației: Numele organizației, adresa, domeniul de activitate, numărul de înregistrare, detaliile de facturare

Datele contului de utilizator: Nume, e-mail, număr de telefon, parolă (criptată), rolul în organizație

Datele vehiculului: Număr de înmatriculare/plăcuță, marcă, model, VIN, kilometraj, date de inspecție periodică (după caz, în țara ta), documente, fotografii

Datele de inspecție: Tipul inspecției, răspunsurile din lista de verificare (admis/respins), fotografii, note, locația GPS (dacă este activată), marcaje de timp, identitatea inspectorului

Datele de defecte: Descriere, gravitate, fotografii, identitatea raportorului, marcaje de timp, starea și istoricul rezolvării

Datele de facturare: ID-ul de client Stripe, planul de abonament, istoricul plăților (nu stocăm detaliile cardului — Stripe se ocupă de asta)

Datele de utilizare: Marcaje de timp de autentificare, utilizarea funcțiilor, tipul dispozitivului, adresa IP, informații despre browser

4. Cum îți folosim datele

Prelucrăm datele tale în următoarele scopuri:

• Furnizarea serviciului de gestionare a flotelor (inspecții, defecte, vehicule, echipe)
• Trimiterea memento-urilor (MOT, asigurare, taxe, date de service) prin e-mail sau SMS
• Prelucrarea plăților și gestionarea abonamentelor
• Generarea de rapoarte și tablouri de conformitate
• Îmbunătățirea Serviciului pe baza tiparelor de utilizare
• Comunicarea actualizărilor de serviciu și a avizelor de securitate
• Respectarea obligațiilor legale

Nu îți vindem datele. Nu folosim datele de inspecție ale șoferilor în scopuri de publicitate sau marketing.

5. Datele șoferilor

Când șoferii sunt invitați într-o organizație de flotă, colectăm și prelucrăm:

• Numele și adresa de e-mail (furnizate de proprietarul organizației sau de șoferul însuși)
• Numărul de telefon (opțional, pentru memento-uri SMS)
• Înregistrările de inspecție finalizate de șofer (datate, atribuite)
• Rapoartele de defecte trimise de șofer (datate, atribuite)
• Activitatea de autentificare și informațiile despre dispozitiv

Proprietarii și managerii organizației pot vizualiza înregistrările de inspecție și de defecte ale șoferilor. Șoferii își pot vizualiza propriile înregistrări și vehiculele atribuite.

Drepturile șoferilor: Șoferii pot solicita accesul la datele lor, corectarea inexactităților sau ștergerea contului. Dacă un șofer părăsește o organizație, contul său personal persistă, dar accesul la datele organizației este revocat. Înregistrările de inspecție și de defecte create în cadrul organizației pot fi păstrate de organizație în scopuri de conformitate.

6. Datele de inspecție și de defecte

Înregistrările de inspecție și de defecte sunt esențiale pentru Serviciu. Aceste date:

• Sunt stocate în siguranță și asociate cu organizația, vehiculul și utilizatorul care le-a creat
• Pot include fotografii, coordonate GPS, marcaje de timp și note în text liber
• Sunt accesibile membrilor autorizați ai organizației în funcție de rolul lor
• Pot fi exportate de proprietarii organizației în scopuri de audit și conformitate
• Sunt păstrate în conformitate cu setările organizației sau cu cerințele de reglementare aplicabile

7. Partajarea datelor

Partajăm datele doar în următoarele circumstanțe:

• În cadrul organizației tale — membrii echipei văd datele în funcție de permisiunile rolului lor
• Stripe — pentru prelucrarea plăților (conform PCI DSS)
• Furnizorii de date despre vehicule — când soliciți căutări de vehicule (doar numărul de înmatriculare)
• Furnizorii de SMS — numerele de telefon pentru livrarea memento-urilor
• Autoritățile de aplicare a legii — când este cerut de lege sau printr-un ordin judecătoresc

Nu partajăm datele flotei tale cu alte organizații, agenți de publicitate sau brokeri de date.

8. Păstrarea datelor

Păstrăm datele după cum urmează:

• Conturi active — datele sunt păstrate cât timp contul/organizația este activ(ă)
• Conturi șterse — datele cu caracter personal sunt șterse în termen de 90 de zile de la cererea de ștergere
• Înregistrări de inspecție — păstrate pe durata stabilită de organizație sau pe perioada minimă de păstrare cerută de autoritatea de reglementare aplicabilă din țara ta
• Înregistrări de facturare — păstrate pe perioada cerută de legislația fiscală aplicabilă în jurisdicția ta (de obicei 5–10 ani)
• Jurnale de server — șterse după 90 de zile

9. Drepturile tale

Conform GDPR, ai dreptul la:

• Acces — să soliciți o copie a datelor tale cu caracter personal
• Rectificare — să corectezi datele inexacte
• Ștergere — să soliciți ștergerea datelor tale (sub rezerva cerințelor legale de păstrare)
• Portabilitate — să primești datele tale într-un format structurat
• Restricționare — să limitezi modul în care prelucrăm datele tale
• Opoziție — să te opui prelucrării bazate pe interes legitim

Pentru a-ți exercita aceste drepturi, contactează-ne la [email protected]. Răspundem în termen de 30 de zile.

Rezidenții din California au drepturi suplimentare conform CCPA, inclusiv dreptul de a ști ce date colectăm, dreptul de a le șterge și dreptul de a renunța la vânzarea datelor (nu vindem date). Pentru a-ți exercita drepturile CCPA, contactează-ne la adresa de mai jos.

10. Securitate

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a-ți proteja datele:

• Toate datele sunt criptate în tranzit (TLS/HTTPS) și în repaus
• Parolele sunt criptate cu bcrypt
• Controale de acces bazate pe rolurile utilizatorilor
• Actualizări de securitate și monitorizare periodice
• Infrastructură găzduită la furnizori de cloud siguri, cu certificare ISO 27001
• Prelucrarea plăților conformă cu Stripe PCI DSS Nivel 1

11. Transferuri internaționale

Datele tale sunt prelucrate și stocate în principal în cadrul Spațiului Economic European (SEE). Acolo unde datele sunt transferate în afara SEE, ne asigurăm că sunt în vigoare garanții adecvate (Clauze Contractuale Standard sau decizii de adecvare).

12. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică din când în când. Vom notifica proprietarii organizațiilor cu privire la modificările importante prin e-mail. Data „Ultima actualizare” din partea de sus va reflecta întotdeauna versiunea curentă.

13. Contactează-ne

Pentru întrebări legate de confidențialitate:

MEKAVO LTD
Nr. companie 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FH
Regatul Unit

E-mail: [email protected]