Datenschutzrichtlinie Fuhrpark

Wie wir Ihre Fuhrpark-, Fahrer- und Fahrzeugdaten verarbeiten

Zuletzt aktualisiert: 26. März 2026

Diese Datenschutzrichtlinie für den Fuhrpark erläutert, wie USK DIGITAL LTD ("Mekavo", "wir", "uns") Daten im Zusammenhang mit der Mekavo-Fuhrparkverwaltungsplattform erhebt, verwendet und schützt.

Diese Richtlinie gilt insbesondere für Fuhrparkbetreiber, ihre Organisationen, Teammitglieder (Manager und Fahrer) sowie die über den Dienst verarbeiteten Fahrzeug- und Inspektionsdaten.

1. Wer wir sind

USK DIGITAL LTD ist ein in England und Wales eingetragenes Unternehmen (Nr. 16477044) mit Sitz in 76 Letchworth Road, Leicester, LE3 6FH, Vereinigtes Königreich.

Bei Fuhrparkdaten handeln wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Fuhrparkbetreibers (dem Verantwortlichen). Bei Kontoregistrierungs- und Abrechnungsdaten sind wir der Verantwortliche.

2. Rollen als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Gemäß DSGVO und BDSG gelten folgende Rollen:

Fuhrparkbetreiber (Ihre Organisation) — Verantwortlicher für personenbezogene Fahrerdaten, Fahrzeugdaten, Inspektionsaufzeichnungen und Mängelberichte innerhalb Ihrer Organisation
Mekavo — Auftragsverarbeiter, der Daten in Ihrem Auftrag zur Erbringung des Dienstes verarbeitet
Mekavo — Verantwortlicher für Kontoregistrierungsdaten, Abrechnungsinformationen und Website-Analysen

Als Fuhrparkbetreiber sind Sie dafür verantwortlich sicherzustellen, dass Sie eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Ihrer Fahrer haben und diese entsprechend zu informieren.

3. Welche Daten wir erheben

Wir erheben folgende Datenkategorien:

Organisationsdaten: Organisationsname, Adresse, Branche, Registrierungsnummer, Abrechnungsdaten

Benutzerkontodaten: Name, E-Mail, Telefonnummer, Passwort (gehasht), Rolle innerhalb der Organisation

Fahrzeugdaten: Kennzeichen, Marke, Modell, FIN, Kilometerstand, HU/TÜV-Daten, Dokumente, Fotos

Inspektionsdaten: Inspektionsart, Checklisten-Antworten (bestanden/nicht bestanden), Fotos, Notizen, GPS-Standort (falls aktiviert), Zeitstempel, Identität des Prüfers

Mangeldaten: Beschreibung, Schweregrad, Fotos, Identität des Melders, Zeitstempel, Behebungsstatus und -verlauf

Abrechnungsdaten: Stripe-Kunden-ID, Abonnementplan, Zahlungshistorie (wir speichern keine Kartendaten — das erledigt Stripe)

Nutzungsdaten: Anmeldezeitstempel, Funktionsnutzung, Gerätetyp, IP-Adresse, Browserinformationen

4. Wie wir Ihre Daten nutzen

Wir verarbeiten Ihre Daten für folgende Zwecke:

Bereitstellung des Fuhrparkverwaltungsdienstes (Inspektionen, Mängel, Fahrzeuge, Teams)
Versenden von Erinnerungen (HU/TÜV, Versicherung, Steuer, Wartungstermine) per E-Mail oder SMS
Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung
Erstellung von Compliance-Berichten und Dashboards
Verbesserung des Dienstes anhand von Nutzungsmustern
Kommunikation von Dienstaktualisierungen und Sicherheitshinweisen
Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir verwenden Fahrer-Inspektionsdaten nicht für Werbe- oder Marketingzwecke.

5. Fahrerdaten

Wenn Fahrer zu einer Fuhrparkorganisation eingeladen werden, erheben und verarbeiten wir:

Name und E-Mail-Adresse (bereitgestellt vom Organisationsinhaber oder dem Fahrer selbst)
Telefonnummer (optional, für SMS-Erinnerungen)
Vom Fahrer abgeschlossene Inspektionsaufzeichnungen (mit Zeitstempel und Zuordnung)
Vom Fahrer eingereichte Mängelberichte (mit Zeitstempel und Zuordnung)
Anmeldeaktivität und Geräteinformationen

Organisationsinhaber und -manager können die Inspektions- und Mängelaufzeichnungen der Fahrer einsehen. Fahrer können ihre eigenen Aufzeichnungen und zugewiesenen Fahrzeuge einsehen.

Fahrerrechte: Fahrer können den Zugang zu ihren Daten, die Berichtigung von Ungenauigkeiten oder die Löschung ihres Kontos beantragen. Verlässt ein Fahrer eine Organisation, bleibt sein persönliches Konto bestehen, der Zugang zu Organisationsdaten wird jedoch widerrufen. Inspektions- und Mängelaufzeichnungen, die innerhalb der Organisation erstellt wurden, können von der Organisation aus Compliance-Gründen aufbewahrt werden. Gemäß DSGVO und BDSG haben Fahrer in Deutschland das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch.

6. Inspektions- und Mängeldaten

Inspektions- und Mängelaufzeichnungen sind zentral für den Dienst. Diese Daten:

Werden sicher gespeichert und der Organisation, dem Fahrzeug und dem Benutzer zugeordnet, der sie erstellt hat
Können Fotografien, GPS-Koordinaten, Zeitstempel und Freitextnotizen enthalten
Sind für autorisierte Organisationsmitglieder entsprechend ihrer Rolle zugänglich
Können von Organisationsinhabern für Audit- und Compliance-Zwecke exportiert werden
Werden gemäß den Einstellungen der Organisation oder geltenden gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt

7. Datenweitergabe

Wir geben Daten nur unter folgenden Umständen weiter:

Innerhalb Ihrer Organisation — Teammitglieder sehen Daten gemäß ihren Rollenberechtigungen
Stripe — für die Zahlungsabwicklung (PCI DSS-konform)
Fahrzeugdatenanbieter — wenn Sie Fahrzeugabfragen anfordern (nur Kennzeichen)
SMS-Anbieter — Telefonnummern für den Erinnerungsversand
Strafverfolgungsbehörden — wenn gesetzlich oder durch Gerichtsbeschluss erforderlich

Wir geben Ihre Fuhrparkdaten nicht an andere Organisationen, Werbetreibende oder Datenmakler weiter.

8. Datenspeicherung

Wir speichern Daten wie folgt:

Aktive Konten — Daten werden gespeichert, solange das Konto/die Organisation aktiv ist
Gelöschte Konten — personenbezogene Daten werden innerhalb von 90 Tagen nach dem Löschantrag gelöscht
Inspektionsaufzeichnungen — aufbewahrt für den von der Organisation festgelegten Zeitraum oder den gesetzlichen Mindestzeitraum
Abrechnungsunterlagen — aufbewahrt für 10 Jahre gemäß deutschem Steuerrecht (§ 147 AO)
Serverprotokolle — nach 90 Tagen gelöscht

9. Ihre Rechte

Gemäß DSGVO und BDSG haben Sie das Recht auf:

Auskunft — Anforderung einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten
Berichtigung — Korrektur unrichtiger Daten
Löschung — Beantragung der Löschung Ihrer Daten (vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsanforderungen)
Datenübertragbarkeit — Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten Format
Einschränkung — Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten
Widerspruch — Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter [email protected]. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

California residents have additional rights under the CCPA. Contact us at the address below.

10. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten um:

Alle Daten bei der Übertragung (TLS/HTTPS) und im Ruhezustand verschlüsselt
Passwörter mit bcrypt gehasht
Zugriffskontrollen basierend auf Benutzerrollen
Regelmäßige Sicherheitsupdates und Überwachung
Infrastruktur auf sicheren Cloud-Anbietern mit ISO 27001-Zertifizierung gehostet
Stripe PCI DSS Level 1-konforme Zahlungsabwicklung

11. Internationale Datenübermittlungen

Ihre Daten werden hauptsächlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet und gespeichert. Werden Daten außerhalb des EWR übermittelt, stellen wir sicher, dass geeignete Schutzmaßnahmen vorhanden sind (Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission).

12. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir informieren Organisationsinhaber über wesentliche Änderungen per E-Mail. Das Datum "Zuletzt aktualisiert" oben auf der Seite spiegelt immer die aktuelle Version wider.

13. Kontakt

Bei datenschutzbezogenen Anfragen:

USK DIGITAL LTD
Unternehmensnr.: 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FH
Vereinigtes Königreich

E-Mail: [email protected]