Datenschutzrichtlinie Fuhrpark

Wie wir Ihre Fuhrpark-, Fahrer- und Fahrzeugdaten verarbeiten

Zuletzt aktualisiert: 26. März 2026

Diese Datenschutzrichtlinie für den Fuhrpark erläutert, wie MEKAVO LTD ("Mekavo", "wir", "uns") Daten im Zusammenhang mit der Mekavo-Fuhrparkverwaltungsplattform erhebt, verwendet und schützt.

Diese Richtlinie gilt insbesondere für Fuhrparkbetreiber, ihre Organisationen, Teammitglieder (Manager und Fahrer) sowie die über den Dienst verarbeiteten Fahrzeug- und Inspektionsdaten.

1. Wer wir sind

MEKAVO LTD ist ein in England und Wales eingetragenes Unternehmen (Nr. 16477044) mit Sitz in 76 Letchworth Road, Leicester, LE3 6FH, Vereinigtes Königreich.

Bei Fuhrparkdaten handeln wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Fuhrparkbetreibers (dem Verantwortlichen). Bei Kontoregistrierungs- und Abrechnungsdaten sind wir der Verantwortliche.

2. Rollen als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Gemäß DSGVO und BDSG gelten folgende Rollen:

  • Fuhrparkbetreiber (Ihre Organisation) — Verantwortlicher für personenbezogene Fahrerdaten, Fahrzeugdaten, Inspektionsaufzeichnungen und Mängelberichte innerhalb Ihrer Organisation
  • Mekavo — Auftragsverarbeiter, der Daten in Ihrem Auftrag zur Erbringung des Dienstes verarbeitet
  • Mekavo — Verantwortlicher für Kontoregistrierungsdaten, Abrechnungsinformationen und Website-Analysen

Als Fuhrparkbetreiber sind Sie dafür verantwortlich sicherzustellen, dass Sie eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Ihrer Fahrer haben und diese entsprechend zu informieren.

3. Welche Daten wir erheben

Wir erheben folgende Datenkategorien:

Organisationsdaten: Organisationsname, Adresse, Branche, Registrierungsnummer, Abrechnungsdaten

Benutzerkontodaten: Name, E-Mail, Telefonnummer, Passwort (gehasht), Rolle innerhalb der Organisation

Fahrzeugdaten: Kennzeichen/Nummernschild, Marke, Modell, FIN, Kilometerstand, Hauptuntersuchungstermine (je nach Land), Dokumente, Fotos

Inspektionsdaten: Inspektionsart, Checklisten-Antworten (bestanden/nicht bestanden), Fotos, Notizen, GPS-Standort (falls aktiviert), Zeitstempel, Identität des Prüfers

Mangeldaten: Beschreibung, Schweregrad, Fotos, Identität des Melders, Zeitstempel, Behebungsstatus und -verlauf

Abrechnungsdaten: Stripe-Kunden-ID, Abonnementplan, Zahlungshistorie (wir speichern keine Kartendaten — das erledigt Stripe)

Nutzungsdaten: Anmeldezeitstempel, Funktionsnutzung, Gerätetyp, IP-Adresse, Browserinformationen

Dashcam-Video: Straßenansicht-Video, das während einer Schicht aufgezeichnet wird, plus Kennzeichen, die daraus ausgelesen werden, Spursposition und Abstand zum vorausfahrenden Fahrzeug. All dies wird auf dem Telefon selbst berechnet

Fahrzeuginnenraum-Audio: Sound, der zusammen mit dem Dashcam-Video aufgezeichnet wird, damit ein Clip ein vollständiges Bild des Geschehens zeigt. Standardmäßig aufgezeichnet; kann jederzeit in den Dashcam-Einstellungen deaktiviert werden

Standort während einer Schicht: Genaue Position, auch wenn die App im Hintergrund läuft, wird verwendet, um die Route einer Schicht aufzuzeichnen und einen Vorfall zu lokalisieren. Wird nur aufgezeichnet, während eine Schicht läuft

4. Wie wir Ihre Daten nutzen

Wir verarbeiten Ihre Daten für folgende Zwecke:

  • Bereitstellung des Fuhrparkverwaltungsdienstes (Inspektionen, Mängel, Fahrzeuge, Teams)
  • Versenden von Erinnerungen (HU/TÜV, Versicherung, Steuer, Wartungstermine) per E-Mail oder SMS
  • Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung
  • Erstellung von Compliance-Berichten und Dashboards
  • Verbesserung des Dienstes anhand von Nutzungsmustern
  • Kommunikation von Dienstaktualisierungen und Sicherheitshinweisen
  • Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir verwenden Fahrer-Inspektionsdaten nicht für Werbe- oder Marketingzwecke.

5. Fahrerdaten

Wenn Fahrer zu einer Fuhrparkorganisation eingeladen werden, erheben und verarbeiten wir:

  • Name und E-Mail-Adresse (bereitgestellt vom Organisationsinhaber oder dem Fahrer selbst)
  • Telefonnummer (optional, für SMS-Erinnerungen)
  • Vom Fahrer abgeschlossene Inspektionsaufzeichnungen (mit Zeitstempel und Zuordnung)
  • Vom Fahrer eingereichte Mängelberichte (mit Zeitstempel und Zuordnung)
  • Anmeldeaktivität und Geräteinformationen

Organisationsinhaber und -manager können die Inspektions- und Mängelaufzeichnungen der Fahrer einsehen. Fahrer können ihre eigenen Aufzeichnungen und zugewiesenen Fahrzeuge einsehen.

Fahrerrechte: Fahrer können den Zugang zu ihren Daten, die Berichtigung von Ungenauigkeiten oder die Löschung ihres Kontos beantragen. Verlässt ein Fahrer eine Organisation, bleibt sein persönliches Konto bestehen, der Zugang zu Organisationsdaten wird jedoch widerrufen. Inspektions- und Mängelaufzeichnungen, die innerhalb der Organisation erstellt wurden, können von der Organisation aus Compliance-Gründen aufbewahrt werden. Gemäß DSGVO und BDSG haben Fahrer in Deutschland das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch.

6. Inspektions- und Mängeldaten

Inspektions- und Mängelaufzeichnungen sind zentral für den Dienst. Diese Daten:

  • Werden sicher gespeichert und der Organisation, dem Fahrzeug und dem Benutzer zugeordnet, der sie erstellt hat
  • Können Fotografien, GPS-Koordinaten, Zeitstempel und Freitextnotizen enthalten
  • Sind für autorisierte Organisationsmitglieder entsprechend ihrer Rolle zugänglich
  • Können von Organisationsinhabern für Audit- und Compliance-Zwecke exportiert werden
  • Werden gemäß den Einstellungen der Organisation oder geltenden gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt

7. Datenweitergabe

Wir geben Daten nur unter folgenden Umständen weiter:

  • Innerhalb Ihrer Organisation — Teammitglieder sehen Daten gemäß ihren Rollenberechtigungen
  • Stripe — für die Zahlungsabwicklung (PCI DSS-konform)
  • Fahrzeugdatenanbieter — wenn Sie Fahrzeugabfragen anfordern (nur Kennzeichen)
  • SMS-Anbieter — Telefonnummern für den Erinnerungsversand
  • Strafverfolgungsbehörden — wenn gesetzlich oder durch Gerichtsbeschluss erforderlich

Wir geben Ihre Fuhrparkdaten nicht an andere Organisationen, Werbetreibende oder Datenmakler weiter.

8. Datenspeicherung

Wir speichern Daten wie folgt:

  • Aktive Konten — Daten werden aufbewahrt, solange das Konto/die Organisation aktiv ist
  • Gelöschte Konten — personenbezogene Daten werden innerhalb von 90 Tagen nach dem Löschantrag gelöscht
  • Inspektionsnachweise — aufbewahrt für die von der Organisation festgelegte Dauer oder die vom zuständigen Regulierer in Ihrem Land vorgeschriebene Mindestaufbewahrungsfrist
  • Abrechnungsunterlagen — aufbewahrt für den nach dem geltenden Steuerrecht in Ihrer Rechtsordnung erforderlichen Zeitraum (üblicherweise 5–10 Jahre)
  • Server-Logs — nach 90 Tagen gelöscht

9. Ihre Rechte

Gemäß DSGVO und BDSG haben Sie das Recht auf:

  • Auskunft — Anforderung einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten
  • Berichtigung — Korrektur unrichtiger Daten
  • Löschung — Beantragung der Löschung Ihrer Daten (vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsanforderungen)
  • Datenübertragbarkeit — Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten Format
  • Einschränkung — Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten
  • Widerspruch — Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter [email protected]. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

California residents have additional rights under the CCPA. Contact us at the address below.

10. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten um:

  • Alle Daten bei der Übertragung (TLS/HTTPS) und im Ruhezustand verschlüsselt
  • Passwörter mit bcrypt gehasht
  • Zugriffskontrollen basierend auf Benutzerrollen
  • Regelmäßige Sicherheitsupdates und Überwachung
  • Infrastruktur auf sicheren Cloud-Anbietern mit ISO 27001-Zertifizierung gehostet
  • Stripe PCI DSS Level 1-konforme Zahlungsabwicklung

11. Internationale Datenübermittlungen

Ihre Daten werden hauptsächlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet und gespeichert. Werden Daten außerhalb des EWR übermittelt, stellen wir sicher, dass geeignete Schutzmaßnahmen vorhanden sind (Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission).

12. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir informieren Organisationsinhaber über wesentliche Änderungen per E-Mail. Das Datum "Zuletzt aktualisiert" oben auf der Seite spiegelt immer die aktuelle Version wider.

13. Dashcam-, Kamera- und Audioaufzeichnung

Ihre Dashcam-Aufzeichnungen bleiben auf dem Telefon des Fahrers. Mekavo nimmt auf dem eigenen Speicher des Telefons auf und liest Kennzeichen, Spursposition und Abstand zum vorausfahrenden Fahrzeug auf dem Gerät selbst aus. Aufnahmen werden nicht an uns gestreamt und nicht im Hintergrund hochgeladen.

Nichts verlässt das Telefon von selbst. Die automatische Sicherung von Vorfallaufnahmen ist deaktiviert, es sei denn, ein Fahrer aktiviert sie. Abgesehen davon erreicht uns ein Clip nur, wenn ein Fahrer ihn bewusst sendet – zum Beispiel, um Beweise für einen Vorfall zu sichern oder ihn mit seinem Fuhrpark-Betreiber zu teilen.

Fahrzeuginnenraum-Audio wird zusammen mit dem Video aufgezeichnet, da ein Clip ohne Ton nur die halbe Geschichte des Geschehens zeigt. Ein Fahrer kann es in den Dashcam-Einstellungen ausschalten, und das Mikrofon wird nur verwendet, während die Dashcam aufzeichnet.

Wenn ein Fahrer einen Clip sendet, wird er unter einer eindeutigen zufälligen Adresse gespeichert, die wir nicht veröffentlichen oder indizieren, und er wird nur in den Aufzeichnungen seiner Organisation aufgeführt. Clips werden 90 Tage lang in einem kostenlosen Plan und 365 Tage lang in einem bezahlten Plan beibehalten; Aufnahmen, die ein Fahrer als Beweise kennzeichnet, werden etwa zwei Jahre lang beibehalten; ein Freigabelink verfällt nach 90 Tagen.

Aufzeichnung löschen. Ein Fahrer kann einen Clip jederzeit von seinem Telefon löschen, und das Löschen in der App entfernt ihn auch aus unserem Speicher. Das Löschen des Kontos entfernt die Aufzeichnungen damit, wie in Abschnitt 8 beschrieben.

14. Kontakt

Bei datenschutzbezogenen Anfragen:

MEKAVO LTD
Unternehmensnr.: 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FH
Vereinigtes Königreich

E-Mail: [email protected]