- Fleet
- /
- Integritetspolicy för fordonsflottor
Integritetspolicy för fordonsflottor
Hur vi hanterar dina uppgifter om flotta, förare och fordon
Senast uppdaterad: 12 april 2026
Denna integritetspolicy för fordonsflottor förklarar hur MEKAVO LTD ("Mekavo", "vi", "oss") samlar in, använder och skyddar uppgifter i samband med Mekavos plattform för fordonsflottehantering.
Denna policy gäller specifikt flottoperatörer, deras organisationer, teammedlemmar (chefer och förare) samt fordons- och inspektionsdata som behandlas genom Tjänsten.
1. Vilka vi är
MEKAVO LTD är ett bolag registrerat i England och Wales (nr 16477044), med registrerat säte på 76 Letchworth Road, Leicester, LE3 6FH, Storbritannien.
För flottdata agerar vi som personuppgiftsbiträde på uppdrag av flottoperatören (den personuppgiftsansvariga). För kontoregistrerings- och faktureringsdata agerar vi som personuppgiftsansvariga.
2. Roller som personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde
Enligt GDPR är rollerna följande:
- Flottoperatör (din organisation) — personuppgiftsansvarig för förares personuppgifter, fordonsdata, inspektionsregister och felrapporter inom din organisation
- Mekavo — personuppgiftsbiträde, som behandlar uppgifter på dina vägnar för att tillhandahålla Tjänsten
- Mekavo — personuppgiftsansvarig för kontoregistreringsdata, faktureringsinformation och webbplatsanalys
Som flottoperatör ansvarar du för att säkerställa att du har en laglig grund för att behandla dina förares uppgifter och för att informera dem därefter.
3. Vilka uppgifter vi samlar in
Vi samlar in följande kategorier av uppgifter:
Organisationsdata: Organisationsnamn, adress, bransch, registreringsnummer, faktureringsuppgifter
Användarkontodata: Namn, e-post, telefonnummer, lösenord (hashat), roll inom organisationen
Fordonsdata: Registrerings-/skyltnummer, märke, modell, chassinummer, mätarställning, datum för periodisk besiktning (enligt vad som gäller i ditt land), dokument, foton
Inspektionsdata: Inspektionstyp, checklistesvar (godkänt/underkänt), foton, anteckningar, GPS-plats (om aktiverat), tidsstämplar, inspektörens identitet
Feldata: Beskrivning, allvarlighetsgrad, foton, rapportörens identitet, tidsstämplar, åtgärdsstatus och historik
Faktureringsdata: Stripe-kund-ID, prenumerationsplan, betalningshistorik (vi lagrar inte kortuppgifter — Stripe hanterar detta)
Användningsdata: Inloggningstidsstämplar, funktionsanvändning, enhetstyp, IP-adress, webbläsarinformation
4. Hur vi använder dina uppgifter
Vi behandlar dina uppgifter för dessa ändamål:
- Tillhandahålla tjänsten för fordonsflottehantering (inspektioner, fel, fordon, team)
- Skicka påminnelser (besiktning, försäkring, skatt, servicedatum) via e-post eller SMS
- Behandla betalningar och hantera prenumerationer
- Generera efterlevnadsrapporter och översikter
- Förbättra Tjänsten baserat på användningsmönster
- Kommunicera tjänsteuppdateringar och säkerhetsmeddelanden
- Uppfylla rättsliga skyldigheter
Vi säljer inte dina uppgifter. Vi använder inte förarnas inspektionsdata för reklam- eller marknadsföringsändamål.
5. Förardata
När förare bjuds in till en fordonsflotteorganisation samlar vi in och behandlar:
- Namn och e-postadress (tillhandahållna av organisationens ägare eller föraren själv)
- Telefonnummer (valfritt, för SMS-påminnelser)
- Inspektionsregister utförda av föraren (tidsstämplade, attribuerade)
- Felrapporter inlämnade av föraren (tidsstämplade, attribuerade)
- Inloggningsaktivitet och enhetsinformation
Organisationsägare och chefer kan se förarnas inspektions- och felregister. Förare kan se sina egna register och tilldelade fordon.
Förares rättigheter: Förare kan begära tillgång till sina uppgifter, rättelse av felaktigheter eller radering av sitt konto. Om en förare lämnar en organisation kvarstår deras personliga konto men åtkomsten till organisationsdata återkallas. Inspektions- och felregister skapade inom organisationen kan behållas av organisationen i efterlevnadssyfte.
6. Inspektions- och feldata
Inspektions- och felregister är centrala för Tjänsten. Dessa uppgifter:
- Lagras säkert och kopplas till organisationen, fordonet och användaren som skapade dem
- Kan inkludera fotografier, GPS-koordinater, tidsstämplar och fritextanteckningar
- Är tillgängliga för behöriga organisationsmedlemmar enligt deras roll
- Kan exporteras av organisationsägare i revisions- och efterlevnadssyfte
- Behålls enligt organisationens inställningar eller tillämpliga regulatoriska krav
7. Delning av uppgifter
Vi delar uppgifter endast under dessa omständigheter:
- Inom din organisation — teammedlemmar ser uppgifter enligt sina rollbehörigheter
- Stripe — för betalningsbehandling (PCI DSS-kompatibel)
- Fordonsdataleverantörer — när du begär fordonsuppslag (endast registreringsnummer)
- SMS-leverantörer — telefonnummer för leverans av påminnelser
- Brottsbekämpning — när det krävs enligt lag eller domstolsbeslut
Vi delar inte dina flottdata med andra organisationer, annonsörer eller datamäklare.
8. Lagring av uppgifter
Vi lagrar uppgifter enligt följande:
- Aktiva konton — uppgifter behålls medan kontot/organisationen är aktiv
- Raderade konton — personuppgifter raderas inom 90 dagar efter raderingsbegäran
- Inspektionsregister — behålls under den period som organisationen anger eller den minsta lagringsperiod som krävs av tillämplig tillsynsmyndighet i ditt land
- Faktureringsregister — behålls under den period som krävs enligt tillämplig skattelagstiftning i din jurisdiktion (vanligen 5–10 år)
- Serverloggar — raderas efter 90 dagar
9. Dina rättigheter
Enligt GDPR har du rätt att:
- Tillgång — begära en kopia av dina personuppgifter
- Rättelse — rätta felaktiga uppgifter
- Radering — begära radering av dina uppgifter (med förbehåll för rättsliga lagringskrav)
- Dataportabilitet — få dina uppgifter i ett strukturerat format
- Begränsning — begränsa hur vi behandlar dina uppgifter
- Invändning — invända mot behandling baserad på berättigat intresse
För att utöva dessa rättigheter, kontakta oss på [email protected]. Vi svarar inom 30 dagar.
Invånare i Kalifornien har ytterligare rättigheter enligt CCPA, inklusive rätten att veta vilka uppgifter vi samlar in, rätten att radera dem och rätten att välja bort dataförsäljning (vi säljer inte uppgifter). För att utöva CCPA-rättigheter, kontakta oss på adressen nedan.
10. Säkerhet
Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina uppgifter:
- All data krypterad under överföring (TLS/HTTPS) och i vila
- Lösenord hashade med bcrypt
- Åtkomstkontroller baserade på användarroller
- Regelbundna säkerhetsuppdateringar och övervakning
- Infrastruktur driftad hos säkra molnleverantörer med ISO 27001-certifiering
- Stripe PCI DSS nivå 1-kompatibel betalningsbehandling
11. Internationella överföringar
Dina uppgifter behandlas och lagras primärt inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Där uppgifter överförs utanför EES säkerställer vi att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats (standardavtalsklausuler eller adekvansbeslut).
12. Ändringar i denna policy
Vi kan komma att uppdatera denna policy från tid till annan. Vi meddelar organisationsägare om väsentliga ändringar via e-post. Datumet "Senast uppdaterad" högst upp visar alltid den aktuella versionen.
13. Kontakta oss
För integritetsrelaterade förfrågningar:
MEKAVO LTDOrg.nr 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FH
Storbritannien
E-post: [email protected]