Politica sulla privacy Fleet

Ultimo aggiornamento: 12 aprile 2026

La presente Politica sulla privacy Fleet spiega come MEKAVO LTD ("Mekavo", "noi", "ci") raccoglie, utilizza e protegge i dati in relazione alla piattaforma di gestione flotte Mekavo.

La presente politica si applica specificamente agli operatori di flotte, alle loro organizzazioni, ai membri del team (responsabili e conducenti) e ai dati di veicoli e ispezioni trattati tramite il Servizio.

1. Chi siamo

MEKAVO LTD è una società registrata in Inghilterra e Galles (n. 16477044), con sede legale al 76 Letchworth Road, Leicester, LE3 6FH, Regno Unito.

Per i dati della flotta, agiamo come responsabile del trattamento per conto dell'operatore della flotta (il titolare del trattamento). Per i dati di registrazione dell'account e di fatturazione, agiamo come titolare del trattamento.

2. Ruoli di titolare e responsabile del trattamento

Ai sensi del GDPR, i ruoli sono i seguenti:

• Operatore della flotta (la tua organizzazione) — Titolare del trattamento per i dati personali dei conducenti, i dati dei veicoli, i record di ispezione e le segnalazioni di difetti all'interno della tua organizzazione
• Mekavo — Responsabile del trattamento, che tratta i dati per tuo conto per fornire il Servizio
• Mekavo — Titolare del trattamento per i dati di registrazione dell'account, le informazioni di fatturazione e le analisi del sito web

In qualità di operatore di flotta, sei responsabile di assicurarti di avere una base giuridica per trattare i dati dei tuoi conducenti e di informarli di conseguenza.

3. Quali dati raccogliamo

Raccogliamo le seguenti categorie di dati:

Dati dell'organizzazione: Nome dell'organizzazione, indirizzo, settore, numero di registrazione, dettagli di fatturazione

Dati dell'account utente: Nome, email, numero di telefono, password (con hash), ruolo all'interno dell'organizzazione

Dati del veicolo: Numero di targa, marca, modello, VIN, chilometraggio, date delle ispezioni periodiche (come applicabile nel tuo Paese), documenti, foto

Dati di ispezione: Tipo di ispezione, risposte della checklist (superata/non superata), foto, note, posizione GPS (se abilitata), marche temporali, identità dell'ispettore

Dati di difetto: Descrizione, gravità, foto, identità del segnalante, marche temporali, stato di risoluzione e cronologia

Dati di fatturazione: ID cliente Stripe, piano di abbonamento, cronologia dei pagamenti (non archiviamo i dati delle carte — se ne occupa Stripe)

Dati di utilizzo: Marche temporali di accesso, utilizzo delle funzioni, tipo di dispositivo, indirizzo IP, informazioni sul browser

Video dashcam: Video rivolto verso la strada registrato durante un turno, più targhe lette da esso, posizione in corsia e distanza di sicurezza. Tutto questo viene elaborato direttamente sul telefono

Audio cabina: Suono registrato insieme al video dashcam in modo che una clip sia un resoconto completo di ciò che è accaduto. Registrato per impostazione predefinita; può essere disattivato in qualsiasi momento nelle impostazioni dashcam

Posizione durante un turno: Posizione precisa, inclusa quando l'app è in background, utilizzata per registrare il percorso di un turno e per posizionare un incidente. Registrato solo mentre un turno è aperto

4. Come usiamo i tuoi dati

Trattiamo i tuoi dati per questi scopi:

• Fornire il servizio di gestione flotte (ispezioni, difetti, veicoli, team)
• Inviare promemoria (MOT, assicurazione, imposte, date degli interventi) via email o SMS
• Elaborare i pagamenti e gestire gli abbonamenti
• Generare report e dashboard di conformità
• Migliorare il Servizio in base ai modelli di utilizzo
• Comunicare aggiornamenti del servizio e avvisi di sicurezza
• Adempiere agli obblighi di legge

Non vendiamo i tuoi dati. Non utilizziamo i dati di ispezione dei conducenti a scopi pubblicitari o di marketing.

5. Dati dei conducenti

Quando i conducenti vengono invitati in un'organizzazione di flotta, raccogliamo e trattiamo:

• Nome e indirizzo email (forniti dal proprietario dell'organizzazione o dal conducente stesso)
• Numero di telefono (facoltativo, per i promemoria via SMS)
• Record di ispezione completati dal conducente (con marca temporale, attribuiti)
• Segnalazioni di difetti inviate dal conducente (con marca temporale, attribuite)
• Attività di accesso e informazioni sul dispositivo

I proprietari e i responsabili dell'organizzazione possono visualizzare i record di ispezione e di difetto dei conducenti. I conducenti possono visualizzare i propri record e i veicoli assegnati.

Diritti dei conducenti: I conducenti possono richiedere l'accesso ai propri dati, la correzione di inesattezze o l'eliminazione del proprio account. Se un conducente lascia un'organizzazione, il suo account personale rimane ma l'accesso ai dati dell'organizzazione viene revocato. I record di ispezione e di difetto creati all'interno dell'organizzazione possono essere conservati dall'organizzazione a fini di conformità.

6. Dati di ispezioni e difetti

I record di ispezione e di difetto sono fondamentali per il Servizio. Questi dati:

• Sono archiviati in modo sicuro e associati all'organizzazione, al veicolo e all'utente che li ha creati
• Possono includere fotografie, coordinate GPS, marche temporali e note di testo libero
• Sono accessibili ai membri autorizzati dell'organizzazione in base al loro ruolo
• Possono essere esportati dai proprietari dell'organizzazione a fini di controllo e conformità
• Sono conservati in base alle impostazioni dell'organizzazione o ai requisiti normativi applicabili

7. Condivisione dei dati

Condividiamo i dati solo nelle seguenti circostanze:

• All'interno della tua organizzazione — i membri del team vedono i dati in base ai permessi del loro ruolo
• Stripe — per l'elaborazione dei pagamenti (conforme a PCI DSS)
• Fornitori di dati sui veicoli — quando richiedi consultazioni dei veicoli (solo il numero di targa)
• Fornitori di SMS — numeri di telefono per la consegna dei promemoria
• Forze dell'ordine — quando richiesto dalla legge o da un'ordinanza del tribunale

Non condividiamo i dati della tua flotta con altre organizzazioni, inserzionisti o broker di dati.

8. Conservazione dei dati

Conserviamo i dati come segue:

• Account attivi — i dati sono conservati finché l'account/organizzazione è attivo
• Account eliminati — i dati personali vengono eliminati entro 90 giorni dalla richiesta di eliminazione
• Record di ispezione — conservati per la durata impostata dall'organizzazione o per il periodo minimo di conservazione richiesto dall'autorità di regolamentazione applicabile nel tuo Paese
• Record di fatturazione — conservati per il periodo richiesto dalla legge fiscale applicabile nella tua giurisdizione (comunemente 5-10 anni)
• Log del server — eliminati dopo 90 giorni

9. I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR, hai il diritto di:

• Accesso — richiedere una copia dei tuoi dati personali
• Rettifica — correggere i dati inesatti
• Cancellazione — richiedere l'eliminazione dei tuoi dati (fatti salvi i requisiti legali di conservazione)
• Portabilità — ricevere i tuoi dati in un formato strutturato
• Limitazione — limitare il modo in cui trattiamo i tuoi dati
• Opposizione — opporti al trattamento basato sul legittimo interesse

Per esercitare questi diritti, contattaci all'indirizzo [email protected]. Rispondiamo entro 30 giorni.

I residenti in California hanno diritti aggiuntivi ai sensi del CCPA, incluso il diritto di sapere quali dati raccogliamo, il diritto di eliminarli e il diritto di rinunciare alla vendita dei dati (non vendiamo dati). Per esercitare i diritti CCPA, contattaci all'indirizzo indicato di seguito.

10. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative appropriate per proteggere i tuoi dati:

• Tutti i dati crittografati in transito (TLS/HTTPS) e a riposo
• Password con hash tramite bcrypt
• Controlli di accesso basati sui ruoli utente
• Aggiornamenti di sicurezza e monitoraggio regolari
• Infrastruttura ospitata su provider cloud sicuri con certificazione ISO 27001
• Elaborazione dei pagamenti conforme a Stripe PCI DSS Livello 1

11. Trasferimenti internazionali

I tuoi dati sono trattati e archiviati principalmente all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Quando i dati vengono trasferiti al di fuori del SEE, garantiamo l'adozione di adeguate misure di salvaguardia (clausole contrattuali standard o decisioni di adeguatezza).

12. Modifiche alla presente politica

Possiamo aggiornare la presente politica di tanto in tanto. Notificheremo ai proprietari delle organizzazioni le modifiche sostanziali via email. La data di "Ultimo aggiornamento" in alto rifletterà sempre la versione corrente.

13. Registrazione Dashcam, Fotocamera e Audio

Le registrazioni del dashcam rimangono sul telefono del conducente. Mekavo registra sulla memoria del telefono e legge le targhe, la posizione in corsia e la distanza di sicurezza direttamente sul dispositivo. Il filmato non viene trasmesso a noi e non viene caricato in background.

Nulla lascia il telefono da solo. Il backup automatico dei video di incidenti è disattivato a meno che un conducente non lo attivi. A parte questo, una clip ci raggiunge solo quando un conducente sceglie di inviarla — ad esempio per conservare la prova di un incidente o per condividerla con l'operatore della sua flotta.

L'audio della cabina viene registrato insieme al video, perché una clip senza suono è solo metà del resoconto di ciò che è accaduto. Un conducente può disattivarlo nelle impostazioni dashcam e il microfono viene utilizzato solo mentre il dashcam sta registrando.

Se un conducente invia una clip, viene archiviata in un indirizzo univoco casuale che non pubblichiamo o indicizziamo, ed è elencata solo nei registri della sua organizzazione. Le clip vengono conservate per 90 giorni in un piano gratuito e 365 giorni in un piano a pagamento; il filmato che un conducente sigilla come prova viene conservato per circa due anni; un link di condivisione scade dopo 90 giorni.

Eliminazione di una registrazione. Un conducente può eliminare una clip dal suo telefono in qualsiasi momento, e eliminarla nell'app la rimuove anche dal nostro storage. L'eliminazione dell'account rimuove le registrazioni con essa, come descritto nella sezione 8.

14. Contattaci

Per richieste relative alla privacy:

MEKAVO LTD
N. di registrazione 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FH
Regno Unito

Email: [email protected]