Politique de Confidentialité Flotte

Dernière mise à jour : 26 mars 2026

Cette Politique de Confidentialité Flotte explique comment MEKAVO LTD (« Mekavo », « nous ») collecte, utilise et protège les données dans le cadre de la plateforme de gestion de flotte Mekavo.

Cette politique s'applique spécifiquement aux opérateurs de flotte, leurs organisations, les membres de l'équipe (gestionnaires et conducteurs), ainsi qu'aux données de véhicules et d'inspections traitées via le Service.

1. Qui sommes-nous

MEKAVO LTD est une société enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles (N° 16477044), dont le siège social est situé au 76 Letchworth Road, Leicester, LE3 6FH, Royaume-Uni.

Pour les données de flotte, nous agissons en tant que sous-traitant pour le compte de l'opérateur de flotte (le responsable du traitement). Pour les données d'enregistrement de compte et de facturation, nous agissons en tant que responsable du traitement.

2. Rôles de responsable du traitement et de sous-traitant

En vertu du RGPD et de la loi Informatique et Libertés, les rôles sont les suivants :

• Opérateur de flotte (votre organisation) — Responsable du traitement des données personnelles des conducteurs, données des véhicules, enregistrements d'inspection et rapports de défauts au sein de votre organisation
• Mekavo — Sous-traitant, traitant les données en votre nom pour fournir le Service
• Mekavo — Responsable du traitement des données d'enregistrement de compte, informations de facturation et analyses du site web

En tant qu'opérateur de flotte, vous êtes responsable de vous assurer que vous disposez d'une base légale pour traiter les données de vos conducteurs et de les en informer.

3. Données collectées

Nous collectons les catégories de données suivantes :

Données d'organisation : Nom de l'organisation, adresse, secteur d'activité, numéro d'immatriculation, données de facturation

Données de compte utilisateur : Nom, e-mail, numéro de téléphone, mot de passe (haché), rôle au sein de l'organisation

Données du véhicule : Numéro d'immatriculation/plaque, marque, modèle, VIN, kilométrage, dates d'inspection périodique (selon les dispositions applicables dans votre pays), documents, photos

Données d'inspection : Type d'inspection, réponses à la liste de contrôle (réussi/échoué), photos, notes, localisation GPS (si activée), horodatage, identité de l'inspecteur

Données de défauts : Description, gravité, photos, identité du déclarant, horodatage, statut de résolution et historique

Données de facturation : Identifiant client Stripe, plan d'abonnement, historique des paiements (nous ne stockons pas les données de carte — Stripe s'en charge)

Données d'utilisation : Horodatages de connexion, utilisation des fonctionnalités, type d'appareil, adresse IP, informations de navigateur

Vidéo dashcam : Vidéo orientée vers la route enregistrée pendant qu'un service est en cours, ainsi que les plaques d'immatriculation lues à partir de celle-ci, la position dans la voie et la distance de suivi. Tout cela est traité sur le téléphone lui-même

Audio de la cabine : Son enregistré aux côtés de la vidéo dashcam pour qu'un clip soit un compte rendu complet de ce qui s'est passé. Enregistré par défaut ; peut être désactivé à tout moment dans les paramètres dashcam

Localisation pendant un service : Localisation précise, y compris lorsque l'application est en arrière-plan, utilisée pour enregistrer l'itinéraire d'un service et pour placer un incident. Enregistré uniquement pendant qu'un service est ouvert

4. Utilisation de vos données

Nous traitons vos données aux fins suivantes :

• Fourniture du service de gestion de flotte (inspections, défauts, véhicules, équipes)
• Envoi de rappels (contrôle technique, assurance, taxe, dates d'entretien) par e-mail ou SMS
• Traitement des paiements et gestion des abonnements
• Génération de rapports de conformité et tableaux de bord
• Amélioration du Service basée sur les modèles d'utilisation
• Communication des mises à jour du service et avis de sécurité
• Respect des obligations légales

Nous ne vendons pas vos données. Nous n'utilisons pas les données d'inspection des conducteurs à des fins publicitaires ou marketing.

5. Données des conducteurs

Lorsque des conducteurs sont invités dans une organisation de flotte, nous collectons et traitons :

• Nom et adresse e-mail (fournis par le propriétaire de l'organisation ou le conducteur lui-même)
• Numéro de téléphone (facultatif, pour les rappels par SMS)
• Enregistrements d'inspections réalisées par le conducteur (horodatés et attribués)
• Rapports de défauts soumis par le conducteur (horodatés et attribués)
• Activité de connexion et informations sur l'appareil

Les propriétaires et gestionnaires d'organisation peuvent consulter les enregistrements d'inspections et de défauts des conducteurs. Les conducteurs peuvent consulter leurs propres enregistrements et les véhicules qui leur sont attribués.

Droits des conducteurs : Les conducteurs peuvent demander l'accès à leurs données, la correction d'inexactitudes ou la suppression de leur compte. Si un conducteur quitte une organisation, son compte personnel persiste mais l'accès aux données de l'organisation est révoqué. Les enregistrements d'inspections et de défauts créés au sein de l'organisation peuvent être conservés par l'organisation à des fins de conformité. En vertu du RGPD et de la loi Informatique et Libertés, les conducteurs en France disposent des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité, de limitation et d'opposition.

6. Données d'inspection et de défauts

Les enregistrements d'inspections et de défauts sont au cœur du Service. Ces données :

• Sont stockées de manière sécurisée et associées à l'organisation, au véhicule et à l'utilisateur qui les a créées
• Peuvent inclure des photographies, des coordonnées GPS, des horodatages et des notes en texte libre
• Sont accessibles aux membres autorisés de l'organisation selon leur rôle
• Peuvent être exportées par les propriétaires d'organisation à des fins d'audit et de conformité
• Sont conservées conformément aux paramètres de l'organisation ou aux exigences réglementaires applicables

7. Partage des données

Nous partageons les données uniquement dans ces circonstances :

• Au sein de votre organisation — les membres de l'équipe voient les données selon leurs autorisations de rôle
• Stripe — pour le traitement des paiements (conforme PCI DSS)
• Fournisseurs de données de véhicules — lors de demandes de recherche de véhicules (numéro d'immatriculation uniquement)
• Fournisseurs de SMS — numéros de téléphone pour l'envoi de rappels
• Forces de l'ordre — lorsque la loi ou une ordonnance judiciaire l'exige

Nous ne partageons pas vos données de flotte avec d'autres organisations, annonceurs ou courtiers en données.

8. Conservation des données

Nous conservons les données comme suit :

• Comptes actifs — données conservées tant que le compte/l'organisation est actif
• Comptes supprimés — données personnelles supprimées dans les 90 jours suivant la demande de suppression
• Registres d'inspection — conservés pendant la durée fixée par l'organisation ou la période de conservation minimale requise par le régulateur applicable dans votre pays
• Registres de facturation — conservés pendant la période requise par la législation fiscale applicable dans votre juridiction (généralement 5 à 10 ans)
• Journaux serveur — supprimés après 90 jours

9. Vos droits

En vertu du RGPD et de la loi Informatique et Libertés, vous avez le droit de :

• Accès — demander une copie de vos données personnelles
• Rectification — corriger des données inexactes
• Effacement — demander la suppression de vos données (sous réserve des exigences légales de conservation)
• Portabilité — recevoir vos données dans un format structuré
• Limitation — limiter la façon dont nous traitons vos données
• Opposition — vous opposer au traitement basé sur l'intérêt légitime

Pour exercer ces droits, contactez-nous à [email protected]. Nous répondons dans les 30 jours.

California residents have additional rights under the CCPA. Contact us at the address below.

10. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :

• Toutes les données chiffrées en transit (TLS/HTTPS) et au repos
• Mots de passe hachés avec bcrypt
• Contrôles d'accès basés sur les rôles des utilisateurs
• Mises à jour et surveillance de sécurité régulières
• Infrastructure hébergée sur des fournisseurs cloud sécurisés certifiés ISO 27001
• Traitement des paiements Stripe conforme PCI DSS Niveau 1

11. Transferts internationaux

Vos données sont principalement traitées et stockées au sein de l'Espace Économique Européen (EEE). Lorsque des données sont transférées en dehors de l'EEE, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place (Clauses Contractuelles Types ou décisions d'adéquation de la Commission européenne).

12. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Nous informerons les propriétaires d'organisation des changements importants par e-mail. La date de « Dernière mise à jour » en haut reflétera toujours la version actuelle.

13. Enregistrement de Dashcam, Caméra et Audio

Vos enregistrements dashcam restent sur le téléphone du conducteur. Mekavo enregistre dans le stockage propre du téléphone, et lit les plaques d'immatriculation, la position dans la voie et la distance de suivi sur l'appareil lui-même. Les images ne sont pas diffusées en continu vers nous et ne sont pas téléchargées en arrière-plan.

Rien ne quitte le téléphone de lui-même. La sauvegarde automatique des images d'incident est désactivée sauf si un conducteur l'active. À part cela, un clip ne nous parvient que lorsqu'un conducteur choisit de l'envoyer — par exemple pour conserver des preuves d'un incident, ou pour le partager avec son exploitant de flotte.

L'audio de la cabine est enregistré avec la vidéo, car un clip sans son n'est qu'un compte rendu partiel de ce qui s'est passé. Un conducteur peut le désactiver dans les paramètres dashcam, et le microphone n'est utilisé que pendant l'enregistrement du dashcam.

Si un conducteur envoie un clip, il est stocké sous une adresse aléatoire unique que nous ne publions pas et n'indexons pas, et il n'est listé que dans les dossiers de son organisation. Les clips sont conservés pendant 90 jours sur un forfait gratuit et 365 jours sur un forfait payant ; les images qu'un conducteur scelle comme preuves sont conservées pendant environ deux ans ; un lien de partage expire après 90 jours.

Suppression d'un enregistrement. Un conducteur peut supprimer un clip de son téléphone à tout moment, et le supprimer dans l'application le supprime également de notre stockage. La suppression du compte supprime les enregistrements avec lui, comme décrit à la section 8.

14. Nous contacter

Pour toute question relative à la confidentialité :

MEKAVO LTD
N° de société : 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FH
Royaume-Uni

E-mail : [email protected]