Politique de confidentialité

Pour les propriétaires de véhicules et les utilisateurs de flotte

Dernière mise à jour : 25 mars 2026

1. Introduction

La présente politique de confidentialité explique comment MEKAVO LTD (« nous », « notre »), faisant affaire sous le nom de Mekavo, recueille, utilise, stocke et protège vos données personnelles lorsque vous utilisez notre portail de gestion de véhicules et de flotte (« Service »).

Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à traiter vos données conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et la Loi 25 du Québec (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels).

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

MEKAVO LTD
Company No. 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FN
Royaume-Uni

Courriel : [email protected]

3. Données recueillies

Nous recueillons les catégories de données suivantes :

Informations de compte — nom, adresse courriel, numéro de téléphone mobile, mot de passe (chiffré), pays, préférence de langue.

Données véhiculaires — numéros d'immatriculation, marque, modèle, année, couleur, NIV, dates de vérification mécanique, dates d'assurance et d'immatriculation, kilométrage, historique d'entretien. Lorsque disponibles, les données officielles du véhicule sont récupérées de fournisseurs tiers.

Dossiers d'inspection — résultats des listes de vérification (conforme/non conforme/S.O.), nom de l'inspecteur, notes, photos et vidéos de défectuosités, coordonnées GPS (si activé), date et heure.

Données de flotte et d'organisation — nom de l'entreprise, industrie, membres d'équipe, assignation chauffeur-véhicule, paramètres de l'organisation.

Données de paiement — traitées par Stripe. Nous ne stockons pas les numéros de carte. Nous conservons les références de transaction, le statut d'abonnement et l'historique de facturation.

Données d'utilisation — pages visitées, fonctionnalités utilisées, type d'appareil, navigateur, adresse IP, source de référence. Recueillies via les témoins et l'analytique.

4. Utilisation de vos données

Nous utilisons vos données pour :

Fournir et maintenir le Service — dossiers de véhicules, inspections, rappels, gestion de flotte
Envoyer des rappels — vérification mécanique, assurance, immatriculation, dates d'entretien et rappels personnalisés par courriel et texto (si VIP)
Traiter les paiements — abonnements VIP et forfaits flotte via Stripe
Rechercher des données véhiculaires — dans les registres officiels via des API tierces
Permettre la gestion de flotte — partage des données véhiculaires et d'inspection au sein de votre organisation
Améliorer le Service — analytique, correction de bogues, développement de fonctionnalités
Communiquer avec vous — notifications de service, sécurité du compte, soutien
Respecter les obligations légales — registres fiscaux, prévention de la fraude, exigences réglementaires

5. Fondement juridique du traitement

Nous traitons vos données sur les fondements juridiques suivants :

Contrat — traitement nécessaire à la fourniture du Service auquel vous vous êtes inscrit
Intérêt légitime — analytique, amélioration du service, prévention de la fraude
Consentement — communications marketing, données de localisation optionnelles, témoins
Obligation légale — registres fiscaux, conformité réglementaire

Nous ne partageons vos données que lorsque nécessaire :

Au sein de votre organisation — si vous appartenez à une organisation de flotte, les membres autorisés (propriétaires, gestionnaires) peuvent voir les dossiers de véhicules, les inspections et les défectuosités pour les véhicules de l'organisation
Connexions garage — si votre véhicule est entretenu dans un garage connecté à Mekavo, les dossiers d'entretien créés par le garage vous sont visibles et vice versa
Processeur de paiement — Stripe traite tous les paiements. Voir la Politique de confidentialité de Stripe
Fournisseurs de données véhiculaires — le numéro d'immatriculation est envoyé à des API tierces pour les recherches de véhicules (aucune donnée personnelle n'est partagée)
Hébergement et infrastructure — nos serveurs sont hébergés sur DigitalOcean (centres de données UE/RU)
Exigences légales — nous pouvons divulguer des données si la loi, une ordonnance judiciaire ou une autorité réglementaire l'exige

Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers.

7. Transferts internationaux

Vos données peuvent être transférées et traitées dans des pays autres que votre pays de résidence :

Stripe (États-Unis) — traitement des paiements, encadré par des clauses contractuelles types
DigitalOcean — hébergement au sein des centres de données UE/RU
Cloudflare — CDN et sécurité, traitement en périphérie avec minimisation des données

Lorsque des transferts ont lieu à l'extérieur du Canada, nous nous assurons que des mesures de protection adéquates sont en place (clauses contractuelles types, décisions d'adéquation ou protections équivalentes) conformément à la LPRPDE et à la Loi 25.

8. Conservation des données

Nous conservons vos données tant que votre compte est actif. Après la suppression du compte :

Les données personnelles sont supprimées dans les 90 jours
Les dossiers de véhicules et documents sont supprimés de façon permanente
Les dossiers d'inspection sont conservés pour la période légalement requise (généralement 15 mois pour les véhicules commerciaux, 36 mois pour les véhicules médicaux/d'urgence), puis supprimés
Les registres de paiement sont conservés pendant 7 ans tel que requis par les lois fiscales
Les données analytiques anonymisées sont conservées pendant 90 jours maximum
Les messages WhatsApp que vous envoyez à notre numéro WhatsApp et nos réponses sont conservés pendant 6 ans. Après cela, le numéro de téléphone et le texte du message sont supprimés ; seuls les enregistrements anonymes (date, pays, coût) sont conservés

9. Vos droits

En vertu des lois sur la protection des renseignements personnels, vous avez le droit de :

Accès — demander une copie de vos données personnelles
Rectification — demander la correction de données inexactes
Effacement — demander la suppression de vos données (« droit à l'oubli »)
Portabilité — demander vos données dans un format lisible par machine
Restriction — demander que nous limitions l'utilisation de vos données
Opposition — vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime
Retrait du consentement — lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment
Désindexation — en vertu de la Loi 25, vous pouvez demander la cessation de la diffusion de vos renseignements personnels

Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à [email protected]. Nous répondrons dans les 30 jours.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de Office of the Privacy Commissioner of Canada (OPC) à https://www.priv.gc.ca.

10. Témoins (cookies)

Nous utilisons des témoins et technologies similaires pour faire fonctionner le Service. Pour tous les détails, consultez notre Politique sur les témoins.

11. Mineurs

Le Service n'est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de données personnelles de mineurs. Si nous apprenons qu'un mineur de moins de 18 ans nous a fourni des données personnelles, nous les supprimerons rapidement.

12. Modifications à cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons des changements importants par courriel ou par notification dans l'application. La date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page indique la date de la dernière révision.

13. Contact et autorité de surveillance

Pour toute question relative à la vie privée ou pour exercer vos droits, contactez-nous :