Tietosuojakäytäntö

Viimeksi päivitetty: 25. maaliskuuta 2026

1. Johdanto

Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan, miten MEKAVO LTD ("me", "meidät", "meidän"), kauppanimeltään Mekavo, kerää, käyttää, tallentaa ja suojaa henkilötietojasi, kun käytät ajoneuvojen omistajien ja kalustonhallinnan portaalia ("Palvelu").

Olemme sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi ja käsittelemään tietojasi sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti, erityisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, asetus 2016/679) sekä Suomen tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.

2. Rekisterinpitäjä

Henkilötietojesi käsittelystä vastuussa oleva rekisterinpitäjä on:

MEKAVO LTD
Y-tunnus: 16477044 (Englanti ja Wales)
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FN
Yhdistynyt kuningaskunta

Sähköposti: [email protected]

3. Keräämämme tiedot

Keräämme seuraavia tietoluokkia:

Tilitiedot — nimi, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero, salasana (hajautettuna), maa, kieliasetukset.

Ajoneuvotiedot — rekisterinumerot, merkki, malli, vuosimalli, väri, VIN-tunnus, katsastuspäivät, vakuutus- ja veropäivät, ajokilometrit, huoltohistoria. Viralliset ajoneuvotiedot haetaan tarvittaessa kolmansien osapuolien tietolähteistä.

Tarkastustiedot — tarkistuslistojen tulokset (hyväksytty/hylätty/ei sovelleta), tarkastajan nimi, muistiinpanot, kuvat ja videot vioista, GPS-koordinaatit (jos käytössä), päivämäärä ja kellonaika.

Kalusto- ja organisaatiotiedot — yrityksen nimi, toimiala, tiimin jäsenet, kuljettaja-ajoneuvo-määritykset, organisaatioasetukset.

Maksutiedot — maksut käsittelee Stripe. Emme tallenna korttinumeroita. Tallennamme tapahtumaviitteet, tilauksen tilan ja laskutushistorian.

Käyttötiedot — vieraillut sivut, käytetyt toiminnot, laitetyyppi, selain, IP-osoite, viittauslähde. Kerätään evästeiden ja analytiikan avulla.

4. Tietojen käyttö

Käytämme tietojasi:

• Palvelun tarjoamiseen ja ylläpitoon — ajoneuvorekisterit, tarkastukset, muistutukset, kalustonhallinta
• Muistutusten lähettämiseen — katsastus-, vakuutus-, vero- ja huoltopäivät sekä mukautetut muistutukset sähköpostitse ja tekstiviestillä (VIP-käyttäjille)
• Maksujen käsittelyyn — VIP-tilaukset ja kalustopaketit Stripen kautta
• Ajoneuvotietojen hakuun — virallisilta rekistereiltä kolmansien osapuolien rajapintojen kautta
• Kalustonhallinnan mahdollistamiseen — ajoneuvo- ja tarkastustietojen jakaminen organisaatiosi sisällä
• Palvelun kehittämiseen — analytiikka, virheiden korjaaminen, uusien ominaisuuksien kehittäminen
• Viestintään — palveluilmoitukset, tietoturva, asiakastuki
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen — veroasiakirjat, petosten ehkäisy, viranomaismääräykset

5. Käsittelyn oikeudellinen peruste

Käsittelemme tietojasi seuraavilla oikeudellisilla perusteilla:

• Sopimus — käsittely on tarpeen rekisteröitymäsi palvelun toimittamiseksi (GDPR 6 artikla 1 kohta b)
• Oikeutettu etu — analytiikka, palvelun kehittäminen, petosten ehkäisy (GDPR 6 artikla 1 kohta f)
• Suostumus — markkinointiviestintä, valinnainen sijaintitieto, evästeet (GDPR 6 artikla 1 kohta a)
• Lakisääteinen velvoite — veroasiakirjat, viranomaismääräykset (GDPR 6 artikla 1 kohta c)

6. Tietojen jakaminen

Jaamme tietojasi vain tarvittaessa:

• Organisaatiosi sisällä — jos kuulut kalusto-organisaatioon, valtuutetuilla jäsenillä (omistajat, päälliköt) on pääsy ajoneuvojen tietoihin, tarkastuksiin ja vikailmoituksiin
• Korjaamoyhteystiedot — jos ajoneuvosi huolletaan Mekavoon liittyneessä korjaamossa, korjaamon luomat huoltotiedot näkyvät sinulle ja päinvastoin
• Maksupalveluntarjoaja — Stripe käsittelee kaikki maksut. Katso Stripen tietosuojakäytäntö
• Ajoneuvotietojen tarjoajat — rekisterinumero lähetetään kolmansien osapuolien rajapinnoille ajoneuvohakuja varten (ei henkilötietoja)
• Isännöinti ja infrastruktuuri — palvelimemme sijaitsevat DigitalOceanilla (EU/UK-datakeskukset)
• Lakisääteiset vaatimukset — voimme luovuttaa tietoja lain, tuomioistuimen määräyksen tai valvontaviranomaisen vaatimuksesta

Emme myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille.

7. Kansainväliset tiedonsiirrot

Tietojasi saatetaan siirtää ja käsitellä asuinmaasi ulkopuolella:

• Stripe (USA) — maksujen käsittely, katettu vakiosopimuslausekkeilla
• DigitalOcean — isännöinti EU/UK-datakeskuksissa
• Cloudflare — CDN ja tietoturva, reunakäsittely tietoja minimoiden

EU/UK-alueen ulkopuolisissa siirroissa varmistamme asianmukaiset suojatoimet (vakiosopimuslausekkeet, riittävyyspäätökset tai vastaavat suojamekanismit) GDPR:n 46 artiklan mukaisesti.

8. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin tilisi on aktiivinen. Tilin poistamisen jälkeen:

• Henkilötiedot poistetaan 90 päivän kuluessa
• Ajoneuvotiedot ja asiakirjat poistetaan pysyvästi
• Tarkastustiedot säilytetään lakisääteisen ajan (yleensä 15 kuukautta kaupallisille ajoneuvoille, 36 kuukautta lääkinnällisille/hälytysajoneuvoille), jonka jälkeen ne poistetaan
• Maksutiedot säilytetään 7 vuotta kirjanpitolain mukaisesti
• Anonymisoitua analytiikkaa säilytetään enintään 90 päivää
• WhatsApp-viestit, jotka lähetät meidän WhatsApp-numeroon, ja meidän vastaukset säilytetään 6 vuotta. Sen jälkeen puhelinnumero ja viestitekstin poistetaan; vain anonyymit tietueet (päivämäärä, maa, hinta) säilytetään

9. Oikeutesi

Tietosuojalainsäädännön nojalla sinulla on oikeus:

• Tarkastusoikeus — pyytää kopio henkilötiedoistasi
• Oikaiseminen — pyytää virheellisten tietojen korjaamista
• Poistaminen — pyytää tietojesi poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Siirrettävyys — pyytää tietojasi koneluettavassa muodossa
• Rajoittaminen — pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista
• Vastustaminen — vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• Suostumuksen peruuttaminen — suostumukseen perustuvan käsittelyn voit peruuttaa milloin tahansa

Käytä oikeuksiasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen [email protected]. Vastaamme 30 päivän kuluessa.

Jos et ole tyytyväinen vastaukseeseemme, sinulla on oikeus tehdä valitus Office of the Data Protection Ombudsman -viranomaiselle osoitteessa https://tietosuoja.fi.

10. Evästeet

Käytämme evästeitä ja vastaavia teknologioita Palvelun toimittamiseen. Lisätietoja löydät evästeselosteestamme.

11. Lapset

Palvelu ei ole tarkoitettu alle 18-vuotiaille. Emme tietoisesti kerää henkilötietoja lapsilta. Jos saamme tietää, että alle 18-vuotias on toimittanut meille henkilötietoja, poistamme ne viipymättä.

12. Muutokset tähän käytäntöön

Saatamme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain. Ilmoitamme olennaisista muutoksista sähköpostitse tai sovelluksen ilmoituksella. Sivun yläosassa oleva "Viimeksi päivitetty" -päivämäärä osoittaa, milloin käytäntö on viimeksi tarkistettu.

13. Yhteystiedot ja valvontaviranomainen

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä tai oikeuksiesi käyttämiseksi ota yhteyttä:

MEKAVO LTD
Y-tunnus: 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FN
Yhdistynyt kuningaskunta

Sähköposti: [email protected]