Privacybeleid

Voor voertuigeigenaren en wagenparkgebruikers

Laatst bijgewerkt: 25 maart 2026

1. Inleiding

Dit Privacybeleid legt uit hoe MEKAVO LTD ("wij", "ons", "onze"), handelend onder de naam Mekavo, je persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, opslaat en beschermt wanneer je ons portaal voor voertuigeigenaren en wagenparkbeheer ("Dienst") gebruikt.

We zetten ons in voor het beschermen van je privacy en het verwerken van je data in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetten.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is:

MEKAVO LTD
Bedrijfsnr. 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FN
Verenigd Koninkrijk

E-mail: [email protected]

3. Data die we verzamelen

We verzamelen de volgende categorieën data:

Accountinformatie — naam, e-mailadres, mobiel telefoonnummer, wachtwoord (gehasht), land, taalvoorkeur.

Voertuigdata — kentekens, merk, model, bouwjaar, kleur, VIN, keuringsdatums, verzekerings- en belastingdatums, kilometerstand, onderhoudshistorie. Waar beschikbaar wordt officiële voertuigdata opgehaald bij externe leveranciers.

Keuringsdossiers — checklistresultaten (geslaagd/niet geslaagd/N/V), naam van de keurmeester, notities, foto's en video's van gebreken, GPS-coördinaten (indien ingeschakeld), datum en tijd.

Wagenpark- en organisatiedata — bedrijfsnaam, branche, teamleden, toewijzingen bestuurder-voertuig, organisatie-instellingen.

Betalingsdata — verwerkt door Stripe. We slaan geen kaartnummers op. We bewaren transactiereferenties, abonnementsstatus en facturatiehistorie.

Gebruiksdata — bezochte pagina's, gebruikte functies, apparaattype, browser, IP-adres, verwijzingsbron. Verzameld via cookies en analyse.

4. Hoe we je data gebruiken

We gebruiken je data om:

De Dienst te leveren en te onderhouden — voertuigdossiers, keuringen, herinneringen, wagenparkbeheer
Herinneringen te versturen — keuring, verzekering, belasting, onderhoudsdatums en eigen herinneringen via e-mail en sms (bij VIP)
Betalingen te verwerken — VIP-abonnementen en wagenparkplannen via Stripe
Voertuigdata op te zoeken — uit officiële registers via externe API's
Wagenparkbeheer mogelijk te maken — het delen van voertuig- en keuringsdata binnen je organisatie
De Dienst te verbeteren — analyse, foutoplossing, functieontwikkeling
Met je te communiceren — servicemeldingen, accountbeveiliging, ondersteuning
Te voldoen aan wettelijke verplichtingen — belastingdossiers, fraudepreventie, wettelijke vereisten

5. Rechtsgrond voor verwerking

We verwerken je data op de volgende rechtsgronden:

Overeenkomst — verwerking die nodig is om de Dienst te leveren waarvoor je je hebt aangemeld (artikel 6(1)(b) AVG)
Gerechtvaardigd belang — analyse, dienstverbetering, fraudepreventie (artikel 6(1)(f) AVG)
Toestemming — marketingcommunicatie, optionele locatiedata, cookies (artikel 6(1)(a) AVG)
Wettelijke verplichting — belastingdossiers, naleving van regelgeving (artikel 6(1)(c) AVG)

We delen je data alleen waar dat noodzakelijk is:

Binnen je organisatie — als je tot een wagenparkorganisatie behoort, kunnen geautoriseerde leden (eigenaren, beheerders) voertuigdossiers, keuringen en gebreken voor organisatievoertuigen zien
Verbindingen met werkplaatsen — als je voertuig wordt onderhouden bij een Mekavo-verbonden werkplaats, zijn onderhoudsdossiers die door de werkplaats zijn aangemaakt zichtbaar voor jou en omgekeerd
Betalingsverwerker — Stripe verwerkt alle betalingen. Zie het Privacybeleid van Stripe
Leveranciers van voertuigdata — het kenteken wordt naar externe API's gestuurd voor voertuigopzoekingen (er worden geen persoonsgegevens gedeeld)
Hosting en infrastructuur — onze servers worden gehost bij DigitalOcean (datacenters in de EU/het VK)
Wettelijke vereisten — we kunnen data bekendmaken indien vereist door de wet, een gerechtelijk bevel of een toezichthoudende autoriteit

We verkopen je persoonsgegevens niet aan derden.

7. Internationale doorgiften

Je data kan worden doorgegeven aan en verwerkt in landen buiten je land van verblijf:

Stripe (VS) — betalingsverwerking, gedekt door Modelcontractbepalingen
DigitalOcean — hosting binnen datacenters in de EU/het VK
Cloudflare — CDN en beveiliging, edge-verwerkt met dataminimalisatie

Waar doorgiften buiten de EU/het VK plaatsvinden, zorgen we voor passende waarborgen (Modelcontractbepalingen, adequaatheidsbesluiten of gelijkwaardige bescherming).

8. Bewaring van data

We bewaren je data zolang je account actief is. Na verwijdering van het account:

Worden persoonsgegevens binnen 90 dagen verwijderd
Worden voertuigdossiers en documenten permanent verwijderd
Worden keuringsdossiers bewaard gedurende de wettelijk vereiste periode (doorgaans 15 maanden voor bedrijfsvoertuigen, 36 maanden voor medische/hulpdienstvoertuigen) en daarna verwijderd
Worden betalingsgegevens 7 jaar bewaard zoals vereist door de belastingwet
Worden geanonimiseerde analysegegevens tot 90 dagen bewaard
WhatsApp-berichten die u naar ons WhatsApp-nummer stuurt, en onze antwoorden, worden 6 jaar bewaard. Daarna worden het telefoonnummer en de berichttekst verwijderd; alleen anonieme records (datum, land, kosten) blijven behouden

9. Je rechten

Onder de gegevensbeschermingswetgeving heb je het recht om:

Inzage — een kopie van je persoonsgegevens op te vragen
Rectificatie — correctie van onjuiste data aan te vragen
Wissing — verwijdering van je data aan te vragen ("recht om vergeten te worden")
Overdraagbaarheid — je data in een machineleesbaar formaat op te vragen
Beperking — te verzoeken dat we beperken hoe we je data gebruiken
Bezwaar — bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
Toestemming intrekken — waar verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die op elk moment intrekken

Om een van deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via [email protected]. We reageren binnen 30 dagen.

Als je je in de Europese Unie bevindt, heb je het recht om een klacht in te dienen bij je nationale gegevensbeschermingsautoriteit.

10. Cookies

We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om de Dienst te laten werken. Zie voor volledige details ons Cookiebeleid.

11. Kinderen

De Dienst is niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als we ontdekken dat een kind jonger dan 18 ons persoonsgegevens heeft verstrekt, verwijderen we deze onmiddellijk.

12. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. We stellen je op de hoogte van wezenlijke wijzigingen via e-mail of een melding in de app. De datum "Laatst bijgewerkt" boven aan deze pagina geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is herzien.

13. Contact & toezichthoudende autoriteit

Neem voor privacygerelateerde vragen of om je datarechten uit te oefenen contact met ons op: