Patakaran sa Privacy

Para sa vehicle owners at fleet users

Last updated: 25 March 2026

1. Introduction

Ang Privacy Policy na ito ay nagpapaliwanag kung paano nag-collect, gumagamit, nagsisimula at nagpoprotekta ang MEKAVO LTD ("kami", "amin", "aming"), na nagtatrabaho bilang Mekavo, ng iyong personal data kapag gumagamit ka ng aming vehicle owner at fleet management portal ("Service").

Nakatuon kami sa pagprotekta ng iyong privacy at paghahandle ng iyong data alinsunod sa applicable data protection laws.

2. Data Controller

Ang data controller na responsable sa iyong personal data ay:

MEKAVO LTD
Company No. 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FN
United Kingdom

Email: [email protected]

3. Data na Kinokolekta Namin

Nag-collect kami ng mga sumusunod na categories ng data:

Account information — pangalan, email address, mobile phone number, password (hashed), bansa, language preference.

Vehicle data — registration numbers, make, model, taon, kulay, VIN, MOT/ITV dates, insurance at tax dates, mileage, service history. Kung available, ang official vehicle data ay kinukuha mula sa third-party providers.

Inspection records — checklist results (pass/fail/N/A), inspector name, notes, photos at videos ng defects, GPS coordinates (kung enabled), date at time.

Fleet at organisation data — company name, industry, team members, driver-vehicle assignments, organisation settings.

Payment data — processed ng Stripe. Hindi kami nagsisimula ng card numbers. Nagsisimula kami ng transaction references, subscription status at billing history.

Usage data — pages visited, features used, device type, browser, IP address, referral source. Kinokolekta via cookies at analytics.

4. Paano Namin Ginagamit ang Iyong Data

Ginagamit namin ang iyong data para sa:

Magbigay at mapanatili ang Service — vehicle records, inspections, reminders, fleet management
Magpadala ng reminders — MOT, insurance, tax, service dates at custom reminders via email at SMS (kung VIP)
Magproseso ng payments — VIP subscriptions at fleet plans via Stripe
Hanapin ang vehicle data — mula sa official registries via third-party APIs
Pahintulutan ang fleet management — sharing ng vehicle at inspection data sa loob ng iyong organisation
Pagbutihin ang Service — analytics, bug fixes, feature development
Makipag-ugnayan sa iyo — service notifications, account security, support
Sumunod sa legal obligations — tax records, fraud prevention, regulatory requirements

5. Legal Basis para sa Processing

Nag-proseso kami ng iyong data sa mga sumusunod na legal bases:

Contract — processing necessary para magbigay ng Service na sumali ka (Article 6(1)(b) GDPR)
Legitimate interest — analytics, service improvement, fraud prevention (Article 6(1)(f) GDPR)
Consent — marketing communications, optional location data, cookies (Article 6(1)(a) GDPR)
Legal obligation — tax records, regulatory compliance (Article 6(1)(c) GDPR)

Nagbabahagi kami ng iyong data lamang kung kinakailangan:

Sa loob ng iyong organisation — kung ikaw ay bahagi ng fleet organisation, ang authorised members (owners, managers) ay makikita ang vehicle records, inspections at defects para sa organisation vehicles
Workshop connections — kung ang iyong vehicle ay serviced sa Mekavo-connected talyer, ang service records na ginawa ng talyer ay visible sa iyo at vice versa
Payment processor — Stripe ay nag-proseso ng lahat ng payments. Tingnan ang Stripe's Privacy Policy
Vehicle data providers — ang registration number ay ipinapadala sa third-party APIs para sa vehicle lookups (walang personal data na ibinabahagi)
Hosting at infrastructure — ang aming servers ay hosted sa DigitalOcean (EU/UK data centres)
Legal requirements — maaari naming ilabas ang data kung kinakailangan ng law, court order, o regulatory authority

Hindi kami nagbebenta ng iyong personal data sa third parties.

7. Internasyonal na Paglipat

Ang iyong data ay maaaring maglipat at maproseso sa mga bansang nasa labas ng iyong bansa ng tirahan:

Stripe (USA) — payment processing, covered ng Standard Contractual Clauses
DigitalOcean — hosting sa loob ng EU/UK data centres
Cloudflare — CDN at security, edge-processed na may data minimisation

Kung mayroon transfers sa labas ng EU/UK, tinitiyak namin na ang adequate safeguards ay naka-place na (Standard Contractual Clauses, adequacy decisions, o equivalent protections).

8. Data Retention

Nagre-retain kami ng iyong data habang ang iyong account ay active. Pagkatapos ng account deletion:

Personal data ay tatanggalin sa loob ng 90 days
Vehicle records at documents ay permanenteng tatanggalin
Inspection records ay re-retain para sa legally required period (typically 15 months para sa commercial vehicles, 36 months para sa medical/emergency vehicles), pagkatapos ay tatanggalin
Payment records ay re-retain para sa 7 years tulad ng required ng tax law
Anonymised analytics data ay re-retain para sa hanggang 90 days
Ang mga WhatsApp messages na ipinapadala mo sa aming WhatsApp number, at ang aming mga sumagot, ay iko-keep para sa 6 years. Pagkatapos nito, ang phone number at ang message text ay aalis; lang ang anonymous records (date, country, cost) ang mananatiling naka-keep

9. Ang Iyong Mga Karapatan

Sa ilalim ng data protection law, mayroon kang karapatan na:

Access — humiling ng copy ng iyong personal data
Rectification — humiling ng correction ng inaccurate data
Erasure — humiling ng deletion ng iyong data ("right to be forgotten")
Portability — humiling ng iyong data sa machine-readable format
Restriction — humiling na limitahan kung paano namin ginagamit ang iyong data
Objection — tumugon sa processing based sa legitimate interest
Withdraw consent — kung ang processing ay based sa consent, maaari mong i-withdraw ito anumang oras

Para mag-exercise ng alinman sa mga karapatang ito, makipag-ugnayan sa amin sa [email protected]. Tutugon kami sa loob ng 30 days.

Kung hindi ka nasiyahan sa aming tugon, mayroon kang karapatang magsumite ng reklamo sa National Privacy Commission (NPC) sa https://privacy.gov.ph.

10. Cookies

Gumagamit kami ng cookies at similar technologies para magoperate ng Service. Para sa full details, tingnan ang aming Cookie Policy.

11. Mga Bata

Ang Service ay hindi intended para sa sinuman sa ilalim ng edad na 18. Hindi kami nag-collect ng personal data mula sa mga bata. Kung makabalita kami na ang bata na hanggang 18 taong gulang ay nagbigay sa amin ng personal data, kami ay agad na tatanggalin ito.

12. Mga Pagbabago sa Policy na Ito

Maaari kaming mag-update ng Privacy Policy na ito mula sa oras. Ipapatahayag namin sa iyo ng material changes via email o in-app notification. Ang "Last updated" date sa tuktok ng page na ito ay nagpapakita kung kailan ang policy ay huling revised.

13. Makipag-ugnayan & Supervisory Authority

Para sa anumang privacy-related questions o mag-exercise ng iyong data rights, makipag-ugnayan sa amin: