Fleet Gebruiksvoorwaarden

Voor wagenparkexploitanten, organisaties en hun bestuurders

Laatst bijgewerkt: 26 maart 2026

Deze Fleet Gebruiksvoorwaarden ("Voorwaarden") regelen uw toegang tot en gebruik van het Mekavo-platform voor wagenparkbeheer ("Dienst"), geëxploiteerd door MEKAVO LTD ("wij", "ons", "onze"), geregistreerd in Engeland en Wales (Ondernemingsnummer 16477044).

Deze Voorwaarden gelden specifiek voor wagenparkexploitanten, organisaties en hun gemachtigde gebruikers (managers en bestuurders). Door een wagenparkorganisatie aan te maken of er lid van te worden, gaat u akkoord met deze Voorwaarden en ons Fleet Privacybeleid.

1. Aanvaarding van de Voorwaarden

Door te registreren, een organisatie aan te maken, teamleden uit te nodigen of de Dienst te gebruiken, bevestigt u dat u de bevoegdheid heeft om uw organisatie aan deze Voorwaarden te binden.

We kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd bijwerken. We zullen organisatie-eigenaren via e-mail op de hoogte stellen van wezenlijke wijzigingen. Voortgezet gebruik geldt als aanvaarding.

2. Beschrijving van de dienst

Het Mekavo-platform voor wagenparkbeheer stelt organisaties in staat om:

Wagenparkvoertuigen beheren — registraties, documenten, onderhoudsgeschiedenis, kilometerstand
Digitale voertuiginspecties uitvoeren met branchespecifieke sjablonen
Voertuiggebreken melden en volgen met fotobewijs en ernstniveaus
Compliance bewaken — inspectieschema's, achterstallige controles, openstaande gebreken
Teams beheren — bestuurders en managers uitnodigen, voertuigen toewijzen, rechten beheren
Herinneringen ontvangen voor MOT/ITV/TUV, verzekering, belasting en onderhoudsdata
Compliancerapporten genereren voor audits

De beschikbaarheid van functies varieert per abonnementsniveau en land.

3. Geschiktheid

Om een wagenparkorganisatie aan te maken, moet u:

Ten minste 18 jaar oud zijn
De juridische bevoegdheid hebben om namens uw organisatie te handelen
Nauwkeurige organisatie- en contactgegevens verstrekken
Ervoor zorgen dat alle gebruikers die u uitnodigt gemachtigd zijn om binnen uw organisatie te handelen

4. Accounts & rollen

De Dienst ondersteunt de volgende rollen binnen een wagenparkorganisatie:

Eigenaar — volledige controle: facturering, instellingen, teambeheer, toegang tot alle gegevens
Manager — kan voertuigen beheren, inspecties bekijken, gebreken afhandelen, bestuurders beheren
Bestuurder — kan inspecties voltooien, gebreken melden, toegewezen voertuigen bekijken

Organisatie-eigenaren zijn verantwoordelijk voor het beheren van rollen en rechten. Alle gebruikers moeten hun eigen veilige inloggegevens bewaren.

5. Voertuiggegevens

Waar beschikbaar, staat de Dienst voertuiggegevensopzoekingen toe vanuit officiële externe bronnen. U erkent dat:

Voertuiggegevens van derden worden geleverd zoals ze zijn en wij garanderen de nauwkeurigheid ervan niet
Voertuigopzoekingen onderworpen kunnen zijn aan kosten per opzoeking, afgeschreven van uw abonnementssaldo
U voertuiggegevens niet mag gebruiken voor doeleinden die het toepasselijke recht schenden
U verantwoordelijk bent voor het verifiëren van voertuiginformatie die voor compliancedoeleinden wordt gebruikt

6. Inspecties & complianceregistraties

De Dienst biedt digitale inspectiesjablonen voor dagelijkse voertuigcontroles, controles vóór de start en periodieke voertuigbeoordelingen. U begrijpt en gaat ermee akkoord dat:

Digitale inspecties via de Dienst bedoeld zijn voor uw interne administratie en geen vervanging zijn voor verplichte wettelijke inspecties (MOT, DVSA-rijwaardigheidstests, ITV, TUV/HU)
De organisatie-eigenaar verantwoordelijk is voor het waarborgen dat inspecties worden uitgevoerd volgens zijn eigen operationele eisen en toepasselijke regelgeving
Inspectieregistraties niet mogen worden vervalst — elke registratie is voorzien van een tijdstempel en toegeschreven aan de gebruiker die deze heeft voltooid
We inspectiesjablonen als uitgangspunt bieden; u bent verantwoordelijk voor het waarborgen dat ze voldoen aan uw specifieke regelgevende en operationele behoeften
Gegevens op het compliancedashboard gebaseerd zijn op de registraties die u maakt en geen wettelijke certificering van compliance vormen

Belangrijk: Mekavo certificeert, valideert of onderschrijft geen enkele inspectie. Een voltooide digitale inspectie is geen wettelijk certificaat van rijwaardigheid.

7. Gebrekrapportage

Bestuurders en managers kunnen voertuiggebreken melden via de Dienst. U erkent dat:

De organisatie verantwoordelijk is voor het tijdig handelen naar aanleiding van gemelde gebreken
Gebrekrapporten gebruikersattributie, tijdstempels en optioneel fotobewijs bevatten voor auditdoeleinden
De Dienst relevante teamleden op de hoogte stelt van nieuwe gebreken, maar de aflevering van meldingen niet garandeert
Het niet verhelpen van veiligheidskritieke gebreken de exclusieve verantwoordelijkheid is van de organisatie, niet van Mekavo

8. Organisatiebeheer

Als organisatie-eigenaar of -manager erkent u dat:

U verantwoordelijk bent voor de juistheid van de organisatiegegevens (naam, adres, registratie)
U passende toestemming van personen moet hebben voordat u ze aan uw organisatie toevoegt
Gegevens die binnen de organisatie zijn aangemaakt (inspecties, gebreken, voertuigregistraties) toegankelijk zijn voor gemachtigde leden naargelang hun rol
Als een lid de organisatie verlaat, registraties die hij heeft aangemaakt door de organisatie kunnen worden bewaard voor compliance- en auditdoeleinden
Organisatie-eigenaren verantwoordelijk zijn voor naleving van het arbeidsrecht en de gegevensbeschermingsregelgeving bij het beheren van bestuurdersgegevens

9. Verantwoordelijkheden bestuurder

Als u de Dienst gebruikt als bestuurder binnen een organisatie:

Moet u inspecties eerlijk en nauwkeurig voltooien
Moet u gebreken onmiddellijk melden wanneer u ze ontdekt
Mag u geen inspecties voltooien namens een andere persoon
Kunnen uw inspectie- en gebrekregistraties worden bekeken door de eigenaren en managers van uw organisatie
Kunt u uw eigen inspectiegeschiedenis en toegewezen voertuigen inzien

10. Abonnementen & betalingen

Fleet-abonnementen zijn beschikbaar in de volgende niveaus:

Gratis — tot 3 voertuigen en 2 teamleden. Alle inspectiesjablonen en gebrekrapportage inbegrepen.
Fleet Starter — maandelijkse prijs per voertuig, tot 20 voertuigen. Inclusief sms-herinneringen en voertuigopzoekingen.
Fleet Pro — maandelijkse prijs per voertuig, onbeperkt aantal voertuigen. Inclusief compliancerapporten en prioriteitsondersteuning.
Publieke dienst — maatwerkprijzen voor overheids- en publieke-sectororganisaties. Neem contact met ons op.

Betaalde abonnementen worden maandelijks gefactureerd via Stripe en verlengen automatisch. U kunt op elk moment opzeggen via de factureringsportal. Restituties worden afgehandeld volgens ons terugbetalingsbeleid.

We kunnen de prijzen wijzigen met een opzegtermijn van 30 dagen. Wijzigingen hebben geen invloed op de huidige factureringsperiode.

11. Gegevensbescherming & AVG

We verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met ons Fleet Privacybeleid en het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht, waaronder de UK GDPR en de EU AVG.

Het hebben van een rechtsgrond voor het verwerken van bestuurdersgegevens (doorgaans gerechtvaardigd belang of arbeidsovereenkomst)
Het informeren van bestuurders over hoe hun gegevens worden verzameld en gebruikt
Het reageren op verzoeken van betrokkenen om toegang van uw teamleden
Ervoor zorgen dat uw gebruik van de Dienst voldoet aan uw verplichtingen onder het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht

Als wagenparkexploitant bent u de verwerkingsverantwoordelijke voor bestuurders- en werknemersgegevens binnen uw organisatie. Mekavo treedt op als verwerker namens u. U bent verantwoordelijk voor:

We verwerken gegevens alleen voor zover nodig om de Dienst te leveren en in overeenstemming met uw instructies. Zie ons Fleet Privacybeleid voor alle details.

12. Intellectueel eigendom

De Dienst, inclusief de software, het ontwerp, de sjablonen en de branding, is eigendom van MEKAVO LTD. U mag geen enkel deel van de Dienst kopiëren, wijzigen of reverse-engineeren.

Inhoud die u aanmaakt (inspectieregistraties, gebrekrapporten, voertuigfoto's, notities) blijft van u. U verleent ons een beperkte licentie om deze op te slaan, te verwerken en weer te geven voor zover nodig om de Dienst te exploiteren.

13. Beperking van aansprakelijkheid

Voor zover maximaal toegestaan door de wet:

De Dienst wordt geleverd "zoals deze is" zonder enige garantie
Wij zijn niet aansprakelijk voor gevolgen die voortvloeien uit inspectieregistraties, gebrekrapporten of compliancegegevens
Wij zijn niet aansprakelijk voor gemiste herinneringen, meldingen of waarschuwingen
Wij zijn niet aansprakelijk voor de nauwkeurigheid van voertuiggegevens van derden
Wij zijn niet verantwoordelijk voor de naleving door uw organisatie van transport-, arbeids- of arbo-regelgeving
Onze totale aansprakelijkheid zal niet hoger zijn dan het bedrag dat door uw organisatie is betaald in de 12 maanden voorafgaand aan de claim

Niets in deze Voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit voor overlijden of persoonlijk letsel veroorzaakt door nalatigheid, fraude, of enige aansprakelijkheid die niet bij wet kan worden uitgesloten.

14. Beëindiging

Organisatie-eigenaren kunnen hun organisatie op elk moment verwijderen. Na verwijdering:

Worden alle organisatiegegevens (voertuigen, inspecties, gebreken, teamregistraties) na een respijtperiode van 90 dagen definitief verwijderd
Worden actieve abonnementen geannuleerd
Behouden individuele teamleden hun persoonlijke accounts maar verliezen ze de toegang tot organisatiegegevens

We kunnen organisaties opschorten of beëindigen die deze Voorwaarden schenden, frauduleuze activiteiten uitvoeren, of indien de wet dit vereist.

15. Toepasselijk recht

Deze Voorwaarden worden beheerst door en uitgelegd in overeenstemming met het recht van de staat Delaware, Verenigde Staten, zonder rekening te houden met conflictenrechtelijke beginselen. Elk geschil dat voortvloeit uit deze Voorwaarden zal worden beslecht via bindende arbitrage in overeenstemming met de regels van de American Arbitration Association (AAA). U doet afstand van elk recht om deel te nemen aan een collectieve rechtszaak. Wij voldoen aan de toepasselijke bepalingen van de California Consumer Privacy Act (CCPA) voor inwoners van Californië.

16. Contact opnemen

Als u vragen heeft over deze Voorwaarden, neem dan contact met ons op:

MEKAVO LTD
Ondernemingsnummer 16477044
76 Letchworth Road
Leicester, LE3 6FH
Verenigd Koninkrijk

E-mail: [email protected]